Bikin Email Resmi dan Sopan, Begini Cara Menulisnya

Zaman sudah semakin canggih, melamar pekerjaanpun sekarang sudah banyak yang melalui email. Saat ini orang tidak perlu mondar-mandir membawa CV dengan map masuk ke kantor satu lalu pindah ke kantor lainnya. Sebagai calon pekerja sekarang harus pandai menulis email dengan baik agar tidak terkesan menyepelekan tempat yang kamu lamar. Nah, kira-kira kalian sudah menulis email dengan benar belum?

Buat kalian yang masih bingung gimana sih cara menulis email yang benar, yuk simak beberapa poin berikut.

1. Menulis Subject Email dengan Ringkas dan Jelas.

Poin ini penting untuk diperhatikan, karena posisi Subject yang ringkas dan jelas akan semakin mempermudah orang yang membaca email kalian. Salah satu contohnya saat kalian ingin melamar pekerjaan bisa menuliskan nama dan posisi yang akan kalian lamar.

2. Kenali Siapa yang Akan Menerima Email

Mengenali siapa penerima email cukup penting agar dapat memposisikan gaya bahasa dan pembuka email yang tepat.

Secara umum ada 2 kategori penerima email, diantaranya :

- Penerima email yang sudah dikenal. Untuk penerima email yang sudah dikenal kalian bisa menggunakan nama penerima sebagai pembuka.

- Penerima email yang tidak dikenal. Untuk penerima email yang tidak dikenal kalian cukup menyebutkan sapaan Bapak/ Ibu.

3. Salam Pembuka yang Tepat

Untuk salam pembuka ini wajib digunakan ketika menulis email resmi. Ini sama seperti ketika bertamu ke rumah orang. Sebelum masuk maka wajib mengucapkan salam terlebih dahulu.

Untuk email resmi bahasa Indonesia, salam pembuka yang tepat bisa menggunakan beberapa contoh berikut :

- Assalamualaikum
- Dengan hormat
- Yang terhormat
- Yang kami hormati
- Bisa juga ditambahkan dengan Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari + nama.

Ketika tidak mengetahui nama penerima, cukup tuliskan “Yang terhormat Bapak/Ibu”, atau “Kepada pihak yang berkepentingan”.

Untuk email resmi bahasa Inggris, salam pembuka yang tepat kalian bisa menggunakan contoh berikut :

- Dear Mr/Ms
- Dear Sir/Madam

4. Perkenalkan Diri dengan Benar

Mempernalkan diri sangat wajib dilakukan untuk mengetahui siapa pengirim email tersebut. Penggunaan bahasa yang baku bisa menjadi pilihan.

5. Isi Email

Isi adalah inti dari email yang akan kalian kirimkan, disini kalian bisa menuliskan informasi apa yang akan kalian sampaikan kepada penerima email.

6. Penutup

Ini termasuk bagian terpenting setelah ucapan pembuka, setelah membuat email dengan benar jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pembaca email atau salam.

7. Signature (Opsional)

Bagian ini bisa kalian cantumkan jika memang dibutuhkan. Bagian ini digunakan untuk informasi pengirim bisa dilengkapi dengan nama dan nomor telefon.

Gimana nih? Kira-kira email yang kalian tulis sudah benar atau belum?