Patuhi Protokol Kesehatan di New Normal dengan Bantuan Visitor Management

Berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.01.07/MENKES/328/2020, pelaku bisnis haruslah menerapkan protokol kesehatan di masa new normal. Mulai dari perkantoran hingga pusat perbelanjaan harus menerapkan protokol kesehatan untuk mencegah penularan COVID-19. Area perkantoran dan pusat perbelanjaan haruslah melakukan visitor management dengan ketat untuk kenyamanan setiap pengunjung.

Beberapa protokol yang wajib ditaati saat menjalani aktivitas di kantor atau saat berkunjung ke mal adalah; wajib mengenakan masker selama di kantor atau di mal, harus dicek suhu tubuh sebelum masuk ke area kantor atau mal, tidak berkerumun, dan menjaga jarak dengan orang sekitar. Sedangkan untuk pengelola mal atau perkantoran, disarankan untuk melakukan dua hal. Yang pertama yakni sering melakukan disinfeksi area yang sering disentuh pengunjung, dan menggunakan sistem visitor management.

Disinfeksi area-area seperti pintu masuk mal/kantor, toilet, tombol lift dan pegangan eskalator adalah penting untuk menurunkan resiko penularan virus. Sedangkan penggunaan sistem visitor management juga menjadi penting untuk membatasi jumlah pengunjung yang ada dan memudahkan pekerjaan administratif. Tak hanya itu, sistem manajemen pengunjung juga punya beberapa kelebihan lainnya. Berikut di antaranya:

1. Screening digital lewat kuesioner

Untuk perusahaan atau pusat perbelanjaan yang masih berada di zona merah, screening adalah hal yang perlu dilakukan untuk memastikan karyawan dan pengunjung berada dalam kondisi sehat. Prosesi screening yang dimaksud meliputi pemeriksaan suhu tubuh, dan mengisi kuesioner seputar kondisi kesehatan. Jika proses ini masih berjalan secara manual, sudah pasti akan makan waktu yang lama dan menghasilkan kerumunan.

Visitor management software mampu memudahkan proses pendataan pengunjung. Tamu yang datang bisa diinput datanya dengan cepat ke sistem oleh resepsionis dan tamu bisa mengisi kuesioner menggunakan tablet yang disediakan di meja resepsionis. Akan lebih baik lagi jika tersedia kios pendaftaran mandiri. Dengan ini tamu bisa mengisi kuesioner tanpa melalui resepsionis, dan mengisinya di ponsel masing-masing.

2. Sistem visitor management otomatis menyimpan data tamu

Sistem manajemen pengunjung bisa mencetak ID card lengkap dengan barcode-nya. Saat resepsionis memindai kode di ID card tersebut, sistem akan secara otomatis menampilkan data sang tamu lengkap dengan foto, rekam kunjungan, hingga kondisi kesehatan sang pemegang ID card.

ID card ini berguna untuk mempercepat proses pendaftaran tamu di kunjungan berikutnya. Dengan demikian, staf resepsionis tak perlu lagi mencatat data tamu tersebut. Kuesioner yang diisi tamu nantinya berguna sebagai contact tracing jikalau tamu tersebut ternyata positif COVID-19.

3. Pembatasan jumlah pengunjung

Seperti yang disampaikan oleh Gubernur DKI Jakarta Anies Baswedan, kapasitas untuk kantor dan mal tidak boleh lebih dari 50%. Untuk kantor mungkin masih bisa diatur oleh staf HR, namun pusat perbelanjaan seperti mal akan sulit membatasi kapasitasnya tanpa bantuan sistem visitor management.

Adanya sistem manajemen pengunjung memudahkan pengelola mal/kantor/hotel untuk melacak berapa jumlah pengunjung yang ada di dalam gedung. Jika nantinya kapasitas 50% hampir terlampau, pengunjung bisa diarahkan untuk menunggu terlebih dahulu di area lobi atau mengatur ulang jadwal kunjungan di lain hari.

4. Reservasi mudah dengan visitor management system

Software manajemen pengunjung memudahkan pengelola untuk mengatur jadwal kunjungan. Karyawan bisa mengatur waktu pertemuan di kalender sistem, mengisi data tamu, tujuan kunjungan, hingga mengirimkan kuesioner kesehatan ke pengunjung via email.

Sistem ini juga memudahkan pengunjung hotel untuk melakukan pemesanan. Dari sisi pengelola hotel, sistem bisa memudahkan pengaturan jumlah maksimal pengunjung dalam satu waktu. Sehingga kapasitas 50% pun tak akan terlampaui.

5. Notifikasi otomatis

Kemudahan berikutnya dari sistem visitor management adalah adanya pemberitahuan secara otomatis bagi karyawan jika tamunya sudah tiba di lobi. Dengan data pengunjung yang sudah direkam lebih dulu dan kuesioner kesehatan yang sudah terisi, proses registrasi pun bisa berjalan lebih cepat.

Canggihnya, sistem ini bisa mengirimkan notifikasi lewat email, SMS, atau WhatsApp karyawan yang memiliki janji dengan tamu tersebut. Dengan ini karyawan bisa menyiapkan segala sesuatunya dengan lebih cepat, seperti misalnya ruangan atau alat presentasi jika diperlukan.

Kesimpulan

Di masa new normal ini, kepatuhan terhadap protokol kesehatan adalah hal yang teramat penting untuk mencegah penularan penyakit berbahaya. Sistem visitor management bisa membantu Anda menegakkan protokol tersebut di kawasan perkantoran hingga pusat perbelanjaan, utamanya untuk pembatasan jumlah pengunjung.

Sumber : https://www.hashmicro.com/id/blog/tegakkan-protokol-kesehatan-dengan-sistem-visitor-management/