5 Cara Elegan Menghadapi Anggota Kelompok yang Pasif, Bebas Drama dan Nggak Bikin Baper!

Tugas kelompok menjadi salah satu kegiatan yang hampir tidak bisa dipisahkan dari kehidupan mahasiswa. Mulai dari membuat makalah, menyusun presentasi, hingga mengerjakan proyek akhir mata kuliah, semuanya sering kali membutuhkan kerja sama beberapa orang.

Sayangnya, jumlah anggota yang banyak tidak selalu membuat pekerjaan menjadi lebih ringan. Ada kalanya satu atau dua orang justru harus mengerjakan hampir seluruh tugas, sementara anggota lainnya hanya muncul ketika mendekati waktu pengumpulan. Situasi seperti ini tentu bisa menimbulkan rasa kesal. Apalagi jika semua anggota pada akhirnya mendapatkan nilai yang sama, padahal kontribusi yang diberikan berbeda.

Dalam psikologi sosial, kondisi ketika seseorang mengurangi usahanya saat bekerja bersama kelompok dikenal dengan istilah social loafing. Mengutip penelitian Steven J. Karau dan Kipling D. Williams dalam Journal of Personality and Social Psychology pada 1993, kecenderungan tersebut dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, termasuk penilaian terhadap kontribusi individu dan makna pekerjaan yang dilakukan.

Meski begitu, tidak semua anggota yang terlihat pasif berarti sengaja menghindari tanggung jawab. Bisa jadi mereka belum memahami tugasnya atau mengalami kesulitan yang belum disampaikan. Supaya kerja kelompok tidak terus-menerus menjadi beban bagi orang yang sama, berikut lima cara yang bisa diterapkan.

1. Bagi Tugas Sejak Awal, Jangan Menunggu Ada yang Bergerak

Salah satu kesalahan yang sering terjadi saat mengerjakan tugas kelompok adalah tidak menentukan pembagian pekerjaan sejak awal. Setelah kelompok terbentuk, semua anggota hanya saling menunggu sampai akhirnya ada seseorang yang mengambil inisiatif.

Agar hal tersebut tidak terjadi, sebaiknya pembagian tugas langsung dibicarakan setelah instruksi dari dosen diterima. Misalnya, dalam pembuatan makalah, setiap anggota mendapatkan tanggung jawab yang jelas, mulai dari mencari referensi, menyusun pembahasan, hingga memeriksa hasil akhir.

Mengacu pada panduan Group Work dari Yale University, penentuan peran dan tanggung jawab sejak awal dapat membantu kelompok mengatur cara kerja dan mengurangi potensi konflik. Namun, pembagian tugas juga perlu mempertimbangkan tingkat kesulitannya. Jangan sampai ada anggota yang hanya mendapatkan pekerjaan ringan, sementara yang lain harus menyelesaikan bagian paling rumit sendirian.

2. Tentukan Tenggat Waktu Internal

Pernah mengalami situasi ketika tugas harus dikumpulkan besok, tetapi beberapa anggota baru mengirimkan bagiannya malam ini? Kondisi tersebut tentu merepotkan, terutama bagi anggota yang bertanggung jawab menggabungkan dan memeriksa hasil pekerjaan.

Karena itu, kelompok sebaiknya membuat tenggat waktu sendiri yang lebih awal daripada batas pengumpulan dari dosen. Misalnya, jika tugas dikumpulkan pada hari Jumat, seluruh bagian individu sudah harus selesai pada hari Rabu. Dengan demikian, masih tersedia waktu untuk memeriksa isi, memperbaiki kesalahan, dan menyamakan format penulisan.

Cara ini juga memberikan kesempatan bagi anggota untuk menyampaikan kendala sebelum semuanya terlambat. Tidak harus menggunakan aplikasi khusus. Jadwal sederhana di grup WhatsApp atau tabel bersama sudah cukup, asalkan setiap anggota mengetahui dan menyepakatinya.

3. Biasakan Memberikan Kabar tentang Perkembangan Tugas

Komunikasi menjadi salah satu hal penting dalam kerja kelompok. Sayangnya, tidak sedikit anggota yang memilih diam ketika mengalami kesulitan, sehingga anggota lain tidak mengetahui apakah pekerjaan sedang dikerjakan atau justru belum dimulai.

Untuk menghindari kesalahpahaman, setiap anggota bisa membiasakan diri memberikan perkembangan singkat mengenai tugasnya. Misalnya, cukup menyampaikan bahwa referensi sudah terkumpul, pembahasan masih dalam proses, atau ada bagian yang membutuhkan bantuan.

Melansir panduan dari Cornell University melalui Center for Teaching Innovation, pemantauan perkembangan secara berkala dapat membantu kelompok mengenali masalah dan menjaga pembagian tanggung jawab. Kebiasaan memberikan kabar juga membuat anggota lain tidak perlu terus-menerus bertanya tentang perkembangan pekerjaan.

Kalau memang sedang memiliki kendala, lebih baik menyampaikannya sejak awal daripada menghilang tanpa penjelasan. Dengan begitu, kelompok masih memiliki waktu untuk mencari jalan keluar bersama.

4. Berani Mengingatkan tanpa Harus Menyudutkan

Ketika ada anggota yang tidak menyelesaikan tugasnya, wajar jika anggota lain merasa kecewa. Namun, menyampaikan kekesalan dengan kata-kata yang menyudutkan belum tentu membuat masalah selesai.

Daripada langsung menyalahkan, cobalah mengingatkan dengan bahasa yang jelas dan tetap sopan. Contohnya, "Bagian kamu sudah sampai mana? Kita perlu menggabungkan semua materi besok. Kalau ada kesulitan, coba kabari supaya bisa dibantu." Kalimat sederhana seperti itu tetap menunjukkan adanya tanggung jawab yang harus diselesaikan tanpa langsung menganggap orang lain malas.

Jika setelah beberapa kali diingatkan tidak ada perubahan, kelompok dapat membicarakan langkah selanjutnya secara terbuka. Apabila diperlukan, permasalahan juga bisa dikonsultasikan kepada dosen dengan menyampaikan kondisi dan pembagian tugas yang sebenarnya. Yang terpenting, masalah diselesaikan berdasarkan fakta, bukan sekadar rasa kesal.

5. Evaluasi Kontribusi, Bukan Hanya Hasil Akhir

Sering kali kelompok terlalu fokus menyelesaikan tugas sampai lupa mengevaluasi bagaimana proses kerja samanya berlangsung. Padahal, hasil presentasi yang bagus belum tentu menunjukkan bahwa seluruh anggota telah berkontribusi secara seimbang.

Menurut panduan Cornell University tentang evaluasi kerja kelompok, penilaian antarteman atau peer evaluation dapat membantu mengidentifikasi perbedaan kontribusi anggota yang mungkin tidak terlihat oleh pengajar.

Mahasiswa juga dapat melakukan evaluasi sederhana setelah tugas selesai. Misalnya, membicarakan apakah pembagian pekerjaan sudah seimbang, apakah komunikasi berjalan lancar, dan apa yang perlu diperbaiki pada tugas berikutnya.

Evaluasi tersebut bukan berarti mencari siapa yang paling banyak bekerja untuk kemudian menyalahkan anggota lain. Tujuannya adalah membangun kebiasaan kerja sama yang lebih bertanggung jawab. Dengan begitu, setiap anggota memiliki kesempatan untuk belajar dari pengalaman dan memperbaiki cara bekerja dalam kelompok.

Pada akhirnya, tugas kelompok bukan sekadar tentang menyelesaikan makalah atau mendapatkan nilai yang baik. Ada keterampilan lain yang juga dipelajari, seperti berkomunikasi, menghargai waktu, menyelesaikan masalah, dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

Kerja kelompok memang tidak harus selalu berjalan sempurna. Namun, ketika setiap anggota memahami perannya dan bersedia berkontribusi, tugas yang awalnya terasa berat bisa menjadi lebih mudah diselesaikan.

Jadi, sebelum mengeluh karena tugas kelompok selalu dikerjakan oleh orang yang sama, tidak ada salahnya mulai membangun sistem kerja yang lebih jelas. Sebab, kerja sama yang baik bukan hanya soal berada dalam kelompok yang sama, melainkan juga tentang kesediaan untuk berbagi tanggung jawab.