Tantangan Baru Pengelola Kearsipan di Era Teknologi Digital

Perkembangan dunia digital menjadi tantangan baru dalam menjalani semua lini kehidupan, termasuk kegiatan kearsipan. Banyak permasalahan baru timbul dalam pengelolaan arsip di era digital, tetapi sayang antisipasinya tidak cukup hanya dengan mengandalkan kompetensi teknis tanpa diiringi pengetahuan tambahan di bidang teknologi. 

Sebagai upaya mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan tesebut, Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK) berkolaborasi bersama Pengurus Nasional Asosiasi Arsiparis Indonesia (PN-AAI) menggelar webinar nasional membahas persoalan kearsipan di era digital pada Senin (14/2/2022) kemarin. Seminar ini diikuti oleh 974 peserta dari berbagai institusi/lembaga pemerintah pusat maupun daerah, perguruan tinggi, swasta maupun asosiasi mengambil tema "Transformasi Arsiparis pada Era Revolusi Industri 4.0".

Hadir sebagai pembicara dua orang pemateri yang mengulas persoalan-persoalan kearsipan di Tanah Air. Masing-masing yaitu, Deputi Bidang IPSK Arsip Nasional RI sekaligus Ketua Umum PN-AAI Dr Andi Kasman SE MM, serta Ketua Program Studi Arsip Digital FISIP Universitas Padjajaran Dr Rahman Mulyawan, Drs MSi. Adapun moderator seminar digital tersebut yaitu Drs Firman Haris M.I.Kom.

Dr Andi Kasman tampil sebagai pembicara pertama dengan membawakan materi berjudul "Tantangan Arsiparis di Tengah Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Era Revolusi Industri 4.0". Menurut dia, sedikitnya empat hal besar yang menjadi tantangan arsiparis di masa sekarang. 

Masing-masingnya yaitu, munculnya teknologi dan alat baru dalam proses kearsipan, ledakan informasi secara besar-besaran dan perubahan 'wujud' arsip, berkembangnya teknologi seperti cloud computing dan sensor teknologi, serta sumber daya manusia (SDM) yang belum menguasai pemanfaatan teknologi. "Karena itu, selain memiliki kompetensi teknis, manajerial, dan sosial kultural, seorang arsiparis juga harus memiliki kompetensi digital," ujar dia. 

Dr Andi Kasman menambahkan, untuk menghadapi tantangan tersebut, kegiatan kearsipan ranah digital perlu diatur dalam peraturan arsiparis. Selain itu, arsiparis perlu membuka diri dan adaptif terhadap perkembangan teknologi, serta diberikan kesempatan yang luas dalam menambah pengetahuan, wawasan, dan jaringan kerja atau networking. 

"Dibutuhkan regulasi yang berpihak pada pembangunan ekosistem arsiparis dalam upaya untuk mewujudkan arsiparis profesional yang mandiri, serta dibutuhkan peningkatan dukungan terhadap kegiatan kearsipan dari berbagai pihak baik berupa pendanaan, sarana dan prasarana, serta untuk pengembangan kompetensi," jelas Dr Andi Kasman. 

Selanjutnya, Dr Rahman Mulyawan Drs M.Si  tampil sebagai pembicara kedua yang membawakan materi bertema "Manajemen Arsip Berbasis Teknologi Informasi pada Era Revolusi Industri 4.0". Ia mengatakan, pengelolaan arsip secara profesional harus menjadi perhatian bersama. Sebab, hingga sekarang masih banyak arsiparis yang belum melakukan tugasnya sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kaidah (NSPK). 

"Misalnya, seorang manajer arsip dalam tata kelola kearsipan wajib menjaga eksistensi kearsipannya. Selain itu, harus disadari bahwa sangat mungkin terjadi dark digital (kegelapan digital) dalam pengelolaan kearsipan tersebut, sehingga diperlukan langkah-langkah untuk antisipasi," jelas dia. 

Menurut Dr Rahman Mulyawan, upaya yang perlu dilakukan misalnya melalui digital reservasi. Namun, hal tersebut memerlukan persiapan baik infrastruktur digital maupun kompetensi teknologinya. Sehingga, pengadaan peralatan baik hardware (perangkat keras teknologi) dan software (perangkat lunak teknologi) mesti turut menjadi perhatian untuk menghindari ancaman dark digital. 

YPPK dan PN-AAI terus berkolaborasi untuk melakukan pelatihan dan sosialiasi terkait kegiatan kearsipan di Indonesia. Selanjutnya, kolaborasi kedua lembaga ini  akan menyelenggarakan kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik pada tanggal 23 hingga 25 Februari 2022 mendatang.