Selama kurang lebih satu setengah tahun kita hidup berdampingan dengan Covid -19 yang memaksa kita untuk hidup dalam keadaan baru yang belum pernah kita rasakan sebelumnya. Keadaan baru ini mewajibkan kita untuk work and school from home, social distancing, menggunakan masker kemanapun kita pergi, dan menghindari kerumunan. Hal-hal tersebut pasti berdampak pada seluruh aspek kehidupan kita.
Salah satu bidang yang terkena dampak cukup besar adalah bidang event dan hiburan. Setelah pandemi Covid-19 melanda, konser terpaksa tidak bisa dilakukan karena pandemi yang mengharuskan kita untuk menghindari kerumunan. Suatu perusahaan atau brand tidak bisa mengadakan event-event tahunan ataupun event yang sudah direncanakan padahal event tersebut sangat penting bagi suatu perusahaan atau brand.
Contohnya seperti product launching dan training perusahaan. Tentunya hal tersebut tidak dapat dibiarkan, kita harus memutar otak dan berinovasi supaya event bisa tetap dijalankan pada masa pandemi. Berkat orang-orang kreatif di bidang event agency dan teknologi yang sudah maju, kita dapat melakukan event ditengah-tengah pandemi ini melalui “Virtual Event”
Apa sih virtual event itu? Virtual event adalah acara yang yang dilaksanakan secara online dan bentuknya dapat berupa ruang diskusi tanya jawab yang kecil serta sederhana hingga konferensi skala besar yang melibatkan ribuan orang.
Kebetulan, saya tergabung dalam salah satu perusahaan Event Agency yang ada di Jakarta. Tim kami yang harusnya pergi road show ke berbagai kota untuk menjalankan event dengan terpaksa ditunda. Puluhan event yang akan dijalankan di tahun 2020-2021 pun juga kian tertunda.
Pada awalnya ini semua terasa sangat berat bagi kami. Hingga pada akhirnya kami berinovasi dengan membuat rangkaian virtual event yang menarik. Karena saya juga baru ada dalam bidang ini, pada mulanya saya berpikir virtual event hanya satu macam saja, ternyata tidak. Ada banyak sekali jenis virtual event. Mulai dari hybrid, virtual meeting, remoting, dan stream tapping. Tentu kemasan virtual event tersebut dapat membantu klien (perusahaan dan brand) untuk menyampaikan objektifnya kepada khalayak umum.
Pada artikel ini, saya akan lebih banyak membahas tentang jenis-jenis virtual event dan hal-hal yang diperlukan untuk membuat suatu virtual event dari sudut pandang seseorang yang pernah menjadi crew virtual event.
Jenis Virtual Event
Virtual event memiliki banyak jenis. Klien bisa memilih jenis virtual event yang ingin mereka gunakan sesuai kebutuhan dan keinginan mereka. Jenis-jenis ini tentunya juga mempengaruhi objektif yang ingin disampaikan oleh klien kepada target-targetnya.
Tak hanya itu, klien juga dapat memilih media penayangan acara mereka lho. Media penayangan yang dapat digunakan biasanya YouTube, Facebook, Instagram, Zoom Meeting, Microsoft Teams, cloud x, web ex, skype, dan masih banyak lagi. Jadi tanpa berlama-lama lagi, yuk, kita simak lebih lanjut tentang jenis-jenis virtual event.
Yang pertama ada event hybrid event ini merupakan perpaduan antara event online dan offline. Dalam hybrid event, terdapat panggung real di venue acara. MC serta pengisi acara lainnya pun turut hadir dan berdiri di panggung tersebut. Yang menjadi pembeda disini adalah penonton atau audience nya yang virtual.
Kedua, ada virtual meeting. Berbeda dengan hybrid, virtual meeting ini sepenuhnya dilakukan secara online. Panggungnya merupakan panggung virtual yang dibuat dengan desain 3D dan penontonnya juga menonton secara online sehingga cakupan penontonnya unlimited. MC dan pengisi acara biasanya berada di studio green screen yang nantinya akan di edit sehingga seakan-akan mereka sedang berada di tempat acara sesungguhnya.
Yang ketiga adalah remoting. Sebenernya tujuan dari event remoting adalah supaya kita bisa membuat pertemuan virtual meeting yang biasa menjadi lebih menarik dengan menambahkan framing di layar participants. Jadi yang perlu dilakukan hanya menyatukan dan menyusun participants supaya tampilannya lebih rapi dan menarik dipandang mata. Tidak ada panggung, semua peserta dan audience meeting ada di tempat yang berbeda beda. Event ini biasanya dikendalikan oleh satu orang atau pihak yang biasanya dinamakan master of control. Keempat dan yang terahkir adalah streaming tapping.
Menurut saya, remoting adalah rangkaian virtual event yang paling simple karena materi video event sudah jadi dan penyelenggara hanya perlu menayangkannya di platform media yang diinginkan. Video event biasanya pre-record, jadi seluruh proses shooting dan editing dilakukan sebelum hari-h event.
Aplikasi program yang digunakan untuk membuat virtual event juga ada bermacam-macam. Contohnya seperti V-mix, Resolum, OBS, dan Chromecast (khusus IOS). Dalam pelaksanaan virtual event, tentunya beberapa crew dibutuhkan untuk menunjang berjalanannya event supaya hasilnya maksimal. Biasanya kita membutuhkan Host meeting untuk mengabsen dan admit participant, Video Jockey atau VJ untuk membuka dan menutup audio, Pinner, Operator Internet, MC crew, Music Director atau MD, dan show director.
Semoga info-info diatas dapat membantu bagi teman-teman yang ingin mengadakan virtual event ya!
