Fenomena Coworking Space di Instansi Pemerintah

Saat ini, fenomena coworking space sebagai alternatif pemenuhan kebutuhan kantor di kota-kota besar, semakin marak di Indonesia. Konsep ruang kerja bersama ini menjadi salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan sempitnya lahan dan semakin mahalnya biaya perkantoran di perkotaan, baik dari sisi penyediaan maupun operasional. Pebisnis bisa lebih fokus pada pekerjaannya, tanpa harus memikirkan segala perlengkapan kantor, dan lebih efisien terhadap biaya-biaya yang menyertainya.

Coworking space sudah diperkenalkan di Indonesia sejak tahun 2010-an, dan banyak ditawarkan penyedia jasa profesional di kota-kota besar, dalam berbagai pilihan fasilitas dengan harga yang terjangkau hingga harga premium. Tempat para pebisnis berkumpul ini, menjanjikan kenyamanan dalam bekerja dengan interior kekinian yang tidak kalah dengan kantor permanen. Ditambah lagi keuntungan dari terjalinnya interaksi antar pebisnis dengan berbagai latar belakang pekerjaan, yang memungkinkan terciptanya jejaring kerja lebih luas.

Konsep Coworking Space

Pada dasarnya coworking space merupakan ruang kerja bersama, yang mengedepankan konsep open space untuk sharing atau berbagi. Di mana berbagai komunitas, entitas, maupun individu dapat bekerja bersama di satu ruangan terbuka, yang bertujuan untuk meningkatkan  jejaring kerja dan kolaborasi. Sehingga, usaha dapat berkembang lebih pesat, dengan banyaknya kesempatan dan juga inspirasi yang didapatkan dari relasi dan lingkungan usaha/bisnis yang berbeda-beda.

Sebuah sumber menyebutkan, industri coworking space tumbuh sekitar 15 persen di Asia Tenggara pada tahun 2017. Pertumbuhan  coworking space ini seiring dengan kebutuhan ruang kerja di gedung- gedung perkantoran yang semakin meningkat dan sumber daya yang semakin terbatas.  Konsep ruang kerja bersama ini muncul sebagai akibat kemajuan teknologi yang serba digital, sehingga memungkinkan orang bekerja berpindah-pindah tempat dan bisa dari mana saja. Sehingga pengguna utama konsep ini adalah para enterpreneur, pebisnis digital, pebisnis baru atau start-up dan pekerja tunggal atau freelancer.

Fasilitas Ideal Coworking Space

Sebagai fenomena baru di kalangan pebisnis, coworking space yang disediakan di kota-kota besar memiliki berbagai fasilitas ideal untuk memenuhi kebutuhan kantor. Ruang kerja dilengkapi dengan koneksi internet, ruangan ber AC, meja kursi untuk bekerja, loker untuk tempat penyimpanan barang, CCTV untuk keamanan, desktop dan printer untuk dipakai bersama, dan meeting room atau ruang diskusi. Selain itu tersedia juga penerimaan surat atau paket yang masuk, serta alamat virtual untuk keperluan legalitas. Bahkan ada penyedia jasa yang menyiapkan pelatihan atau workshop bagi para pengguna yang membutuhkannya. 

Untuk memfasilitasi para pengguna, penyedia jasa biasanya juga menyiapkan air mineral, teh atau kopi, dan ruangan yang full musik. Meja kursi kerja didesain dengan konsep kekinian, tidak terlalu formal (mirip kafe) tapi nyaman bila digunakan untuk bertemu relasi atau berdiskusi.  Pendeknya coworking space menyediakan fasilitas yang membuat suasana kerja lebih nyaman dan fresh, yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dan semangat kerja.

Efektivitas Coworking Space di Instansi Pemerintah

Penggunaan coworking space saat ini mulai diterapkan di beberapa instansi pemerintah seperti Bappenas dan BRIN. Konsep open space ini bertujuan agar eksistensi instansi pemerintah dalam pelayanan publik tetap tercapai untuk mengakomodir seluruh kebutuhan masyarakat yang dinamis. Konsep ini sangat tepat diterapkan di masa pandemi Covid-19, dimana terjadi pembatasan mobilitas dan interaksi pelayan publik dengan masyarakat. Konsep ini juga sangat tepat digunakan oleh ASN milenial yang kreatif, dinamis dan melek teknologi digital. 

Walaupun demikian, konsep ini masih menimbulkan pro dan kontra karena tidak selalu cocok diterapkan di berbagai bidang pekerjaan. Beberapa bidang pekerjaan tetap membutuhkan tempat kerja yang permanen untuk menjaga kualitas kerja dan pelayanan. Apalagi bila harus bekerja dengan alat atau mesin tertentu. Karena pada dasarnya, tidak semua pekerjaan bisa dilakukan dengan laptop atau komputer jinjing yang mudah dibawa ke  sana kemari. Sehingga kebijakan penggunaan coworking space harus betul-betul dipertimbangkan efektivitasnya terhadap hal-hal sebagai berikut:

1. Jenis Pelayanan

Dalam menerapkan coworking space perlu diperhatikan jenis pelayanan yang diberikan pada masyarakat. Apakah diperlukan interaksi yang intens dengan masyarakat yang dilayani. Dan bagaimana prosedur kerja yang harus diikuti pemberi layanan dengan baku mutu waktu, masukan dan keluaran. Tidak seperti freelancer yang dapat berpindah-pindah tempat, pemberi layanan yang intens perlu kantor dan meja kerja tetap, untuk bisa memberikan pelayanan pada masyarakat yang akuntabel dan berkomitmen mutu.

2. Monitoring dan Evaluasi

Selain itu, perlu diperhatikan sistem monitoring dan evaluasi dalam memenuhi standar penilaian kinerja, yang masih mempertimbangkan aspek perilaku dari seluruh aspek penilaian kinerja. Penggunaan coworking space jangan sampai menyebabkan turunnya etos kerja dan kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Ketika pegawai tidak mempunyai meja kerja yang tetap, dan manajemen mengalami kesulitan untuk melakukan koordinasi, monitoring dan evaluasi pekerjaan sehari-hari. 

3. Kenyamanan dalam Bekerja

Dari sisi kenyamanan, perlu diperhatikan bagaimana fasilitas coworking space untuk pegawai bekerja. Apakah semua pegawai telah dibekali dengan laptop atau komputer jinjing, ataukah harus menggunakan desktop bersama. Bagaimana dengan keamanannya, mengingat penggunaan ruangan terbuka yang memungkinkan berbaurnya individu dari berbagai entitas. Dan bagaimana sistem penggunaannya, apakah perlu mendaftar atau otomatis langsung bisa digunakan bersama. Apakah menjamin semua pegawai terfasilitasi bila diperlukan dalam waktu yang bersamaan. Apakah konsep ini memang lebih praktis dan bisa membuat pegawai berkontribusi optimal.

4. Pekerjaan Bidang Tertentu

Walaupun sekarang semua serba digital, masih ada pekerjaan di instansi pemerintah yang membutuhkan sarana prasarana pendukung yang tidak memungkinkan pegawai berpindah-pindah tempat. Misalnya mereka yang bekerja di laboratorium, mengoperasikan alat atau mesin tertentu, administrasi dengan pengelolaan dokumen atau arsip manual, dan pekerjaan yang sifatnya memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat. Berpindah-pindah tempat akan menimbulkan resiko kerusakan alat atau mesin, kehilangan dokumen atau arsip, serta turunnya kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Pertimbangan Penggunaan Coworking Space

Dengan berbagai pertimbangan efektivitas di atas, dapat ditentukan urgensi penggunaan coworking space di instansi pemerintah. Konsep ini mungkin dapat digunakan sebagai fasilitas pendukung di beberapa wilayah pelayanan yang dianggap cukup vital dan diterapkan di bidang pekerjaan yang memang memungkinkan sepenuhnya penggunaan teknologi digital. Dan tentunya konsep ini perlu didukung kecanggihan teknologi informasi dan kesiapan sarana prasarana, sehingga tujuan instansi pemerintah dalam pelayanan publik dapat tercapai sebagaimana mestinya. (IkS)