Transformasi Digital Sebagai 'Jurus' Pengembangan Organisasi Kemenkeu

Pada masa Pandemi Covid-19 sekarang ini, salah satu langkah yang dapat dilakukan sebagai upaya untuk bertahan dalam lingkungan yang dipenuhi dengan ketidakpastian (uncertainty), maka organisasi sektor publik harus melakukan pengembangan organisasi untuk dapat terus beradaptasi dengan lingkungan yang bergerak secara dinamis.

Salah satu lembaga pemerintah yang melakukan pengembangan organisasi yaitu Kementerian Keuangan (Kemenkeu). Menurut Burke (1982) pengembangan organisasi (organization development) adalah proses perubahan budaya organisasi yang direncanakan melalui pemanfaatan teknologi, penelitian, dan teori.  

Menurut Anderson dan Anderson (2010) terdapat tiga tipe perubahan organisasi yang ditujukan untuk melakukan pengembangan organisasi, yaitu: (1) Developmental change, merupakan suatu perubahan yang dilakukan sebagai bentuk perbaikan dari apa yang telah diketahui atau dipraktikkan oleh organisasi; (2) Transitional change, merupakan suatu perubahan yang dilakukan sebagai respons dari apa yang diperlukan untuk perubahan yang lebih signifikan dalam kekuatan lingkungan untuk sukses; dan (3) Transformational change, merupakan suatu perubahan yang dilakukan dari sisi strategi, struktur, sistem, proses, dan teknologi yang berlangsung secara signifikan sehingga memerlukan adanya perubahan budaya, pola pikir, dan perilaku guna mencapai kesuksesan.

Selain itu, untuk dapat melakukan pengembangan organisasi, maka diperlukan adanya intervensi. Menurut Cummings & Worley (2008), intervensi dalam pengembangan organisasi merujuk kepada rangkaian kegiatan atau tindakan yang direncanakan dan diharapkan mampu untuk membantu suatu organisasi dalam meningkatkan kinerja dan efektivitas organisasi. Lebih lanjut, terdapat empat jenis intervensi, yaitu: (1) Human process interventions; (2) Technostructural interventions; (3) Human resources management interventions; dan (4) Strategic change interventions (Cummings & Worley, 2008).

Perubahan organisasi tentu diakibatkan oleh adanya driving forces. Dilansir dari laman bioznewske.com, Lewin mendefinisikan driving forces sebagai semua kekuatan yang mendorong terjadinya perubahan (Biznewske, 2021). Driving forces tentunya berpengaruh dominan terhadap berbagai macam perubahan yang mempengaruhi struktur organisasi dan kondisi persaingan antar organisasi.

Adapun beberapa kekuatan yang dapat menjadi driving forces bagi organisasi, yaitu: (1) Perkembangan penggunaan internet dan aplikasi berbasis internet; (2) Peningkatan globalisasi di bidang industri; (3) Perubahan dari tingkatan pertumbuhan industri jangka panjang; (4) Perubahan dalam siapa yang menjadi pembeli dan bagaimana pembeli menggunakan produk; (5) Inovasi produk; (6) Perubahan teknologi; dan (7) Inovasi pasar (Thompson, Gamble, dan Strickland, 2011).

Pada masa pandemi Covid-19, salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh Kemenkeu adalah tentang Information & Communication Technology (ICT). Dalam hal ini, Kemenkeu pun dihadapkan oleh kekuatan pendorong tentang perkembangan penggunaan internet dan aplikasi berbasis internet, dan perubahan teknologi. Kedua kekuatan pendorong tersebut menyebabkan Kemenkeu harus melakukan pengembangan organisasi melalui penerapan transformational change.

Kemenkeu merupakan salah satu lembaga pemerintah yang melakukan intervensi dalam pengembangan organisasi sebagai respon dari kondisi lingkungan di masa Pandemi Covid-19. Kemenkeu telah merespon adanya pandemi Covid-19 dengan cara melakukan strategic change intervention, di mana intervensi ini diimplementasikan melalui transformational change.

Hal ini dikarenakan pandemi Covid-19 menyebabkan perubahan akan cara kerja bagi para ASN yang bekerja di seluruh organisasi publik di Indonesia, terkhusus di Kemenkeu, serta perubahan caya pelayanan publik. Transformational change sendiri dapat dilihat dari dua aspek, yaitu desain organisasi dan budaya organisasi (Cummings & Worley 2008).  

Transformational change di Kementerian Keuangan 

Transformational change dari aspek desain organisasi pun telah dilakukan oleh Kemenkeu melalui percepatan digitalisasi. Digitalisasi diterapkan sebagai bentuk strategi yang dicanangkan oleh Kemenkeu. Salah satu bentuk perubahan yang dilakukan oleh Kemenkeu yaitu dengan cara melakukan transformasi digital.

Transformasi digital adalah suatu proses yang radikal yang terjadi di dalam suatu organisasi dengan memanfaatkan teknologi, sumber daya manusia (SDM), dan proses bisnis yang nantinya akan berdampak terhadap perubahan dari performa organisasi (Hadiono & Santi, 2020). Adapun tujuan dari transformasi digital Kemenkeu yang meliputi: (1) Mewujudkan perbaikan layanan yang berfokus pada masyarakat dan stakeholder; (2) meningkatkan efisiensi proses bisnis dan operasional; (3) Meningkatkan kualitas layanan melalui digitalisasi; (4) Membangun data driven organization untuk perumusan kebijakan yang lebih efisien; (5) Mendorong budaya kerja yang kolaboratif dan terdigitalisasi; dan (6) Meningkatkan kolaborasi dengan Kementerian dan Lembaga lain (Hartati & Arfin, 2020).

Strategi yang dilakukan oleh Kemenkeu dalam menunjang transformational change yaitu melalui penerapan transformasi digital Kemenkeu yang dilakukan dengan pendekatan Enterprise Architecture (EA) sebagai gateway untuk meningkatkan efisiensi dan sinkronisasi SDM, proses bisnis, dan ICT (Hartanti & Arfin, 2020). EA tersebut diterapkan untuk penyempurnaan proses bisnis Kemenkeu yang berbasis digital, implementasi penyederhanaan birokrasi (delayering), dan pembangunan pelayanan publik yang efektif, efisien, dan andal melalui portal layanan digital.

Dengan EA yang diterapkan oleh Kemenkeu, terjadi adanya penyempurnaan bisnis guna meningkatkan value dan mendorong terjadinya efisiensi. Salah satunya dapat dilihat dari dikembangkannya big data yang berfungsi untuk membantu dalam menyajikan data informasi yang terintegrasi. Selain itu, dari sisi SDM, transformasi digital dapat memberikan banyak waktu bagi para ASN untuk melakukan pekerjaan yang membutuhkan analisis daripada pekerjaan yang bersifat administratif (Kemenkeu, 2019). Transformasi digital membuat Kementerian Keuangan untuk dapat lebih mudah dalam mengelola organisasinya. 

Dengan adanya pandemi Covid-19 yang merubah cara kerja bagi lingkungan internal Kemenkeu, maka Kemenkeu dapat memanfaatkan penerapan EA yang telah diinisiaikan guna mengoptimalkan kinerja Kemenkeu di masa pandemi Covid-19. Selain itu, Kemenkeu telah menerapkan kebijakan Flexible Working Arrangement (FWA) dengan adanya konsep Flexible Working Hours (FWH) dan Flexible Working Space (FWS), di mana hal ini dijadikan sebagai solusi untuk menyesuaikan kondisi lingkungan kerja akibat pandemi Covid-19. Kebijakan FWH dan FWS tersebut ditujukan sebagai upaya untuk mendorong work life balance (keseimbangan kehidupan dan pekerjaan) dan produktivitas kerja pegawai.

Transformational change dari segi budaya organisasi juga telah dilakukan oleh Kemenkeu melalui penguatan budaya organisasi dengan membawa konsep “The New Thinking of Working”. Konsep ini memiliki sasaran untuk menciptakan budaya kerja pegawai yang berbasis digital, budaya kerja yang adaptif, serta memiliki integritas dalam rangka meningkatkan produktivitas kinerja pegawai (DJKN Kemenkeu, 2019).

Untuk mendorong implementasi “The New Thinking of Working” dan mewujudkan transformasi digital, Kementerian Keuangan memiliki aplikasi bernama e-Kemenkeu yang merupakan aplikasi Office Automation (Kemenkeu 2018). Melalui aplikasi e-Kemenkeu para pegawai dapat melakukan presensi dengan menggunakan fitur clock in dan clock out serta terdapat juga fitur untuk melakukan input tugas sehari-hari. Aplikasi e-Kemenkeu ini dapat di unduh di PlayStore dan AppStore.

Learning Organization pada Kementerian Keuangan sebagai upaya untuk memperbaiki organisasi

Pada proses pengembangan organisasi yang dilakukan oleh Kemenkeu di masa pandemi Covid-19, tentu terdapat pula proses pembelajaran organisasi yang dilakukan dari pihak internal organisasi. Pembelajaran tersebut dimaksudkan sebagai cara organisasi untuk memperbaiki kinerjanya.

Hal ini selaras dengan pernyataan Senge (1990) yang menjelaskan bahwa organisasi pembelajar (learning organization) adalah organisasi yang dianggap mampu untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran mandiri, di mana para anggotanya berupaya untuk terus mengembangkan kapasitasnya dalam rangka menciptakan hasil yang sejatinya mereka inginkan, di mana pola berpikir yang baru dan berkembang dipupuk, kebebasan dalam aspirasi oleh kelompok, serta para anggota organisasi yang secara berkelanjutan belajar untuk mempelajari sesuatu secara kolektif.

Kemenkeu sebagai organisasi publik yang terus berupaya untuk meningkatkan kapasitas dan kinerja organisasinya pun telah menerapkan learning organization sebagai basis untuk proses pengembangan organisasinya. Kemenkeu melalui skema Kemenkeu Corporate University (Kemenkeu Corpu) memiliki tujuan utama yang dicapai, yaitu terwujudnya Kemenkeu sebagai learning organization, yaitu organisasi yang secara terus menerus dan terencana memfasilitasi anggotanya agar mampu terus menerus berkembang dan mentransformasi diri, baik secara kolektif maupun individu dalam usaha mencapai hasil yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan dirasakan bersama antara organisasi dan individu di dalamnya (BPPK Kemenkeu, 2021).

Pengembangan organisasi yang telah dilakukan oleh Kemenkeu merupakan bentuk respons organisasi terhadap perubahan lingkungan yang ditujukan agar organisasi mampu beradaptasi dalam keadaan lingkungan yang dinamis seperti sekarang pada saat masa pandemi Covid-19. Kemenkeu melakukan pengembangan organisasi melalui transformasi digital sebagai salah satu wujud dari transformational change, di mana transformasi digital yang dilakukan dipicu akibat faktor lingkungan berupa perkembangan ICT yang pesat dan terjadinya pandemi Covid-19 di Indonesia.

Referensi:

Anderson, D., & Anderson, L. A. (2010). Beyond Change Management. San Fransisco: Pfeiffer.

Burke, W. (1982). Organization Development: Principles and Practices. Boston: Little Brown.

Hadiono, K., & Santi, R. C. N. (2020). MENYONGSONG TRANSFORMASI DIGITAL. Poluakan, F. A. (2016). Pengaruh Perubahan dan Pengembangan Organisasi terhadap Kinerja Karyawan PT. Sinar Galesong Prima Manado. Jurnal EMBA, 4(3).

Hartati, I., & Arfin. (2020). Strategi Pembangunan SDM Kementerian Keuangan Republik Indonesia dalam Menghadapi Tantangan Era Disrupsi 4.0. Jurnal BPPK, 13(1), 109-129.

Senge, Peter. 1990. The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization. New York: Doubleday Currency

Thompson A.A., Gamble, J.E., & Strickland, A.J. (2011). Crafting & Executing Strategy: The Quest for Competitive Advantage: Concepts & Cases. New York: Mc Graw Hill.

Biznewske. (2021). Kurt Lewin Force Field Analysis Model | Driving and Restraining Forces of Change. Retrieved from Biznewske: https://biznewske.com/kurt-lewin-force-field-analysis-model/

BPPK Kemenkeu. (2021). Tujuan Kemenkeu Corpu. Retrieved from Bppk.kemenkeu.go.id: https://bppk.kemenkeu.go.id/kemenkeu-corpu/tujuan

DJKN Kemenkeu. (2019, Mei 24). Implementasi Open Workspace Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai. Retrieved from Djkn.kemenkeu.go.id: https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/12823/Implementasi-Open-Workspace-Untuk-Meningkatkan-Kinerja-Pegawai.html