Konsep Open Workspace sebagai Pilar Pelaksanaan WFH di Kemenkeu

Wabah Covid-19 yang menyebar ke seluruh dunia dan Indonesia pada khususnya selain menimbulkan dampak terhadap kesehatan, namun juga memiliki dampak di bidang sosial, khususnya aktivitas pekerjaan seseorang. Dampak dari penyebaran Covid-19 ini mempengaruhi sikap sosial dalam menjalankan aktivitas pekerjaan seseorang.

Salah satu perubahan perilaku di tengah masyarakat untuk mengurangi penyebaran virus ini yaitu dengan mengurangi aktivitas bekerja di kantor dan mengalihkan pekerja untuk bekerja dari rumah (Work From Home). Aktivitas bekerja dari rumah ini dijalankan dalam rangka mendukung perilaku social dan physical distancing.

Aturan tentang pelaksanaan kebijakan WFH di Indonesia

Aktivitas WFH yang bertujuan untuk memutus mata rantai Covid-19 di Indonesia dilandasi oleh pasal 86 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan yang menyebutkan “setiap pekerja memperoleh hak untuk memperoleh perlindungan kesehatan dan keselamatan kerja”.

Salah satu kelompok kerja yang melaksanakan WFH yaitu para Aparatur Sipil Negara (ASN) di Indonesia baik di tingkat pusat maupun di daerah. Kebijakan WFH yang ditujukan kepada para ASN di Indonesia pada awalnya didukung dengan dikeluarkannya Surat Edaran Menpan RB Nomor 19 Tahun 2020. Kebijakan ini justru diperpanjang hingga tanggal 4 Juni 2020 dengan dikeluarkannya Surat Edaran Menpan RB Nomor 57 Tahun 2020.

Pelaksanaan kebijakan WFH di Kementerian Keuangan

Salah satu instansi pemerintahan yang menyelenggarakan WFH yaitu Kementerian Keuangan. Kementerian Keuangan menyelenggarakan kebijakan WFH bagi para pegawainya dengan menerbitkan Surat Edaran Nomor 5/MK.1/2020 tentang bekerja dari rumah bagi pegawai di Kementerian Keuangan. Dalam hal ini, para pegawai tetap bekerja sesuai dengan jadwal yang ditentukan dari rumah saja.

Untuk mendukung pelaksanaan kebijakan WFH agar lebih optimal, Kementerian Keuangan menerbitkan Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 223/KMK.01/2020 tentang Implementasi Fleksibilitas Tempat Bekerja (Flexible Working Space) di Lingkungan Kementerian Keuangan. Keputusan Menteri tersebut diterbitkan sebagai perangkat hukum yang melindungi atau menjadi dasar pelaksanaan WFH di Kementerian Keuangan.

Sebagai bentuk tindak lanjut dari Keputusan Menteri Keuangan tersebut, Kementerian Keuangan menerbitkan Surat Edaran Nomor SE-7/MK.1/2020 tentang Upaya Peningkatan Kewaspadaan Atas Pencegahan Penyebaran Covid-19 di Lingkungan Kementerian Keuangan. Surat edaran tersebut berisikan ketentuan-ketentuan pelaksanaan WFH bagi para pegawai di Kementerian Keuangan (Menteri Keuangan Republik Indonesia, 2020).

Dilansir dari laman djkn.kemenkeu.go.id (2020), kebijakan WFH di Indonesia bukan hal yang baru bagi Kementerian Keuangan. Sebelum adanya wabah Covid-19 yang melanda Indonesia dan menyebabkan berbagai instansi pemerintah harus bekerja dari rumah, Kementerian Keuangan telah merencanakan adanya konsep Open Workspace. Open Workspace atau biasa dikenal dengan remote working merupakan metode bekerja yang dilakukan oleh pekerja atau pegawai yang dapat dilakukan dari rumah atau dimana saja tanpa memerlukan ruangan khusus.

Dilansir dari laman djknkemenkeu.go.id (2020), metode Open Workspace merupakan salah satu bagian dari inisiatif strategis Kementerian Keuangan melalui program Reformasi Kelembagaan dan Transformasi  (RBTK) Kementerian Keuangan pada tahun 2019.

Salah satu inisiatif strategis RBTK Kementerian Keuangan adalah penguatan budaya organisasi dengan konsep “The New Thinking of Working”. Inisiatif strategis melalui konsep “The New Thinking of Working” mempunyai sasaran untuk menciptakan budaya kerja pegawai yang berbasis digital, budaya kerja yang adaptif, serta memiliki integritas dalam rangka meningkatkan produktivitas kinerja pegawai (Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2019).

Terdapat suatu terobosan oleh Kementerian Keuangan yaitu dengan adanya konsep Flexible Working Hours (FWH) dan Flexible Working Space (FWS) sebagai upaya untuk mendorong work life balance (keseimbangan kehidupan dan pekerjaan) dan produktivitas kerja pegawai.

FWH dan FWS merupakan bagian dari penerapan Flexible Working Arrangement (FWA) atau pengaturan kerja yang fleksibel. Secara garis besar, manfaat dari FWA ini adalah untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan dalam bekerja, serta untuk menghemat biaya dan waktu baik secara organisasi maupun individu (Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2019).

Konsep Open Workspace sebagai landasan pelaksanaan WFH di Kementerian Keuangan

Kementerian Keuangan dapat dinilai sebagai salah satu instansi yang telah siap untuk melakukan suatu perubahan terutama bekerja dari rumah. Hal ini didukung melalui upaya Kementerian Keuangan untuk menerapkan FWA dengan konsep Open Workspace sebagai inisiatif strategis dalam program RBTK Kementerian Keuangan.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa pelaksanaan WFH di Indonesia pada masa pandemi Covid-19 sekarang ini merupakan bentuk dari penerapan Open Workspace di lingkungan Kementerian Keuangan. Akibat pandemi Covid-19 yang telah menyebar di Indonesia, maka berbagai instansi pemerintahan di Indonesia dituntut untuk menerapkan kebijakan WFH bagi para pegawainya, salah satunya adalah Kementerian Keuangan.

Dikutip dari laman djkn.kemenkeu.go.id (2020), implementasi Open Workspace memiliki sasaran untuk mendorong kolaborasi antar pegawai agar dapat meningkatkan kinerja apabila diterapkan secara optimal.

Adapun dampak positif yang ditimbulkan dari implementasi Open Workspace bagi instansi dan para pegawai selama penerapan WFH yaitu pekerjaan yang mampu diselesaikan secara cepat karena pegawai diharapkan dapat bekerja secara lebih nyaman karena dapat lebih beradaptasi terhadap lingkungan dan fasilitas yang telah disediakan.

Kemudian, Open Workspace juga dapat digunakan sebagai inovasi yang mampu menarik kalangan milenial berkualitas karena mendorong keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan sehari-hari serta menjamin produktivitas pegawai dengan adanya fasilitas dan program yang memadai.

Selain itu, konsep Open Workspace memanfaatkan ruangan yang fleksibel sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan pengaturan meja kerja apabila terdapat pegawai yang masuk atau keluar perusahaan sehingga akan mengurangi biaya kebutuhan ruangan.

Jika lebih lanjut diterapkan secara normal, Open Workspace dapat menciptakan kedekatan antara pihak pimpinan dengan pegawai dan memungkinkan untuk adanya interaksi antara divisi atau bagian yang berbeda.

Kesiapan Kementerian Keuangan untuk melaksanakan kebijakan work from home terhadap pegawainya juga didukung oleh pembangunan sarana IT (Information Technology) seperti aplikasi naskah dinas elektronik (Nadine) yang memungkinkan pejabat dan pegawai untuk melakukan penugasan dan menyusun naskah dinas secara daring (online).

Untuk mendorong implementasi “The New Thinking of Working” dan mewujudkan transformasi digital, Kementerian Keuangan memiliki aplikasi bernama e-Kemenkeu yang merupakan aplikasi Office Automation (Kementerian Keuangan Republik Indonesia, 2018).

Melalui aplikasi e-Kemenkeu para pegawai dapat melakukan presensi dengan menggunakan fitur clock in dan clock out serta terdapat juga fitur untuk melakukan input tugas sehari-hari. Aplikasi e-Kemenkeu ini dapat di unduh di Playstore dan Appstore.

Selain itu, Kementerian Keuangan juga memiliki sistem manajemen kinerja pegawai, dimana pejabat/pegawai sejak tahun 2011 telah secara rutin melaporkan dan melakukan monitoring kinerja melalui aplikasi e-Performance (Menteri Keuangan Republik Indonesia, 2020).

Perubahan cara kerja yang diterapkan oleh Kementerian Keuangan dapat dianalisis menggunakan konsep readiness for change. Armenakis (1999) mendefinisikan readiness for change sebagai kesiapan yang dapat dilihat dari keyakinan, sikap dan niat anggota selama proses sejauh mana perubahan tersebut diperlukan dan dibutuhkan kapasitas organisasi dalam membuat perubahan.

Berdasarkan definisi tersebut, Kementerian Keuangan dapat dikatakan memiliki kapasitas untuk menjalankan WFH secara efektif. Hal tersebut dibuktikan dengan penyediaan sarana yang memadai secara daring sehingga pegawai Kementerian Keuangan dapat menjalankan fungsinya tanpa harus berada di dalam kantor.

Meninjau dari konsep Kementerian Keuangan “The New Thinking of Working”, penerapan WFH memberikan dampak positif terhadap penerapan work-life balance karena dengan adanya Open Workspace para pegawai dapat memanfaatkan waktu yang biasanya habis dalam perjalanan dari tempat tinggal ke kantor dengan kegiatan lain yang dapat meningkatkan produktivitas sehingga biaya yang digunakan untuk transportasi dapat dipangkas.

Sedangkan dari sisi kantor, terdapat pengurangan biaya operasional seperti biaya penggunaan listrik dan internet karena para pegawai diharuskan untuk bekerja di rumah.