Pada dunia birokrasi, meeting atau rapat dikemas dengan berbagai banyak nama. Ada dalam bentuk Rapat Dalam Kantor (RDK), rapat biasa, konsinyering, Focus Group Discussion (FGD), hingga Dinas Luar dalam rangka pembahasan suatu permasalahan atau proyek tertentu. Akan tetapi dalam pelaksanaannya, perbedaan nama tersebut terkadang hanya bergantung pada akomodasi yang bisa ditunjang dalam rapat tersebut, bukan pada proses pelaksanaan rapat itu sendiri.
Dalam pelaksanaan rapat, sering kali terjadi ketidakefisienan sehingga banyak anggaran yang perlu dikeluarkan, mulai dari biaya konsumsi, honor, bahkan penginapan apabila rapat dilaksanakan di luar kota. Bahkan kita mungkin pernah mendengar bahwa rapat hanya digunakan dalam upaya penyerapan sisa anggaran pada akhir tahun.
Untuk menghindari hal tersebut terjadi, perlu dibuat aturan mengenai kewajiban efisiensi, di mana efisiensi yang dapat dihasilkan oleh instansi bisa dijadikan sebagai acuan pemberian reward kepada instansi tersebut. Hal seperti perlu dilakukan karena masyarakat masih sangat peka terhadap insentif.
Hal utama yang perlu diperhatikan dalam efficient meeting adalah memastikan bahwa meeting benar-benar perlu dilakukan. Jangan sampai meeting hanya bersifat pengumuman tanpa memerlukan feedback atau masukan dari peserta. Pembagian informasi atau pengumuman seperti ini bisa dilakukan melalui metode lain, misalhnya melalui surat dinas, email, maupun melalui sarana informal seperti Whatsapp atau Line Group.
Hal lain yang harus diperhatikan adalah jumlah peserta yang mengikuti kegiatan rapat. Pastikan peserta yang ikut hanya pihak yang berkepentingan dengan tujuan rapat saja. Terlalu banya peserta akan menyebabkan noise yang membuat peserta menjadi tidak fokus dalam melaksanakan rapat.
Upaya efficient meeting selanjutnya adalah dengan melaksanakan rapat secara tepat waktu. Usahakan rapat dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Cara efektif untuk memastikan ketepatan waktu adalah dengan membacakan terlebih dahulu agenda rapat sebelum rapat dimulai. Cara ini juga dapat digunakan untuk memastika agar rapat berjalan on-track dengan rencana pembahasan.
Kemudian pembawa acara harus segera memulai acara apabila waktu telah menunjukkan bahwa rapat sudah dapat dimulai tanpa harus menunggu semua peserta datang, karena keterlambatan memulai acara dapat berpengaruh pada acara yang akan dilaksanakan kemudian hari. Begitu pun ketika acara selesai, rapat sebaiknya segera ditutup sehingga peserta bisa segera kembali ke ruang kerja untuk mengerjakan pekerjaan yang lain. Selain untuk menghemat anggaran, upaya ini juga berguna untuk menumbuhkan budaya disiplin.
Setelah rapat selesai dilaksanakan (atau bahkan saat proyek sudah dilaksanakan), kadang baru bermunculan pendapat baru berupa ketidaksetujuan terhadap kesimpulan rapat yang telah disepakati. Hal ini mungkin terjadi karena adanya peserta yang tidak begitu berani menyampaikan pendapat di muka umum.
Untuk menghindari hal ini, pemimpin rapat dapat memanggil secara langsung nama peserta yang berpotensi untuk memberikan masukan dan memintanya untuk memberikan pendapat. Hal lain yang dapat dilakukan adalah dengan membagikan bahan rapat kepada peserta sebelum acara dimulai sehingga peserta bisa memiliki lebih banyak waktu untuk memikirkan pendapat yang mungkin ingin disampaikan.
Hal terakhir yang harus dipastikan adalah biaya dalam pelaksanaan rapat. Mulai dari pemakaian kertas, konsumsi rapat, tempat rapat, honor, hingga akomodasi lain yang sebenarnya bisa diefisienkan tanpa mengganggu keefektifan hasil rapat. Misalnya dengan melaksanakan rapat di dalam kantor dan pada jam kerja. Selain untuk menghemat anggran, hal ini juga bertujuan dalam rangka mendukung perilaku work life balance.
Apabila konsep efficient meeting ini berhasil benar-benar diterapkan dalam pemerintahan, maka akan ada pengaruh yang signifikan terhadap terhadap belanja pemerintah. Anggaran tersebut kemudian bisa direalokasikan ke sektor yang lebih bisa memberikan nilai manfaat kepada masyarakat secara langsung, seperti pembangunan infrastruktur, pendidikan, dan kesehatan.
