Di tengah pandemi covid-19 aktivitas sosial masyarakat cenderung dibatasi. Kegiatan masyarakat yang dapat mengakibatkan kerumana harus diminimalisir dengan standar protokol kesehatan. Walaupun ditengah pandemi pelayanan admintrasi desa juga harus tetap berjalan untuk melayani kebutuhan adminitrasi masyarakat baik untuk melayani kebutuhan surat-menyurat, permintaan formulir atau kebutuhan admintrasi lainnya.
Namun dengan cara konvensional lama kegiatan tersebut masih berpotensi menimnulkan kerumunan masyarakat. Dari hal tersebut, mahasiswa PMM kelompok 45 gelombang 3 Universitas Muhammadiyah Malang yang didampingi oleh I'anatut Thoifah, S.Pd.I., M.Pd.I sebagai dosen pembimbing memiliki gagasan untuk membuatkan sebuah program aplikasi admintasi kependudukan bagi pemerintah Desa Balongmojo.
Dari realisai gagasan untuk membuatkan program aplikasi administasi kependudukan, kelompok mahasiswa PMM memiliki tujuan untuk membantu pemerintah Desa Balongmojo dalam memberikan layanan adminitrasi yang cepat. Di sisi lain, hal tersebut juga dapat meminimalisir risiko berkerumunannya warga ketika menggunakan layanan adminitrasi desa dalam hal memenuhi kebutuhan adsminitrasi mereka kususnya dalam masa pandemi covid-19 ini.
Dengan adanya program aplikasi adminitasi desa ini, kebutuhan layanan administrasi desa berupa surat keterangan, formulir permohonan pindah atau datang, surat pengantar, dan beberapa jenis form surat lain dapat diselesaikan hanya dalam waktu kurang dari 10 menit.
Hal itu dikarenakan dalam program aplikasi adminitrasi tersebut telah terhubung dengan database seluruh warga masyarakat Desa Balongmojo. Dalam penerapannya,warga yang ingin memintah surat atau kebutuhan adminitrasi lain hanya perlu memberikan KTP kepada petugas yang sedang berjaga.
Fungsi KTP disini selain untuk menunjukan bahwa warga tersebut benar-benar waarga Desa Balongmojo, juga berfungsi sebagai kata kunci pencarian data daru NIK pada KTP sehingga data dapat ditemukan dengan cepat. Selanjutkan warga tinggal menyampaikan kebutuhan surat apa yang dibutuhkaan.
Selanjutnya petugas akan mencocokan data di KTP dengan database yang tersimpan apakah sudah sesuai atau belum. Apabila data sudah sesuai, warga yang sedang mengurus surat tinggal menunggu beberapa menit untuk proses pencetakan surat yang diminta.
Untuk saat ini, program aplikasi adsminitrasi desa ini baru mampu mengcover beberapa jenis form pendaftaran, surat pengantar, dan surat keterangan yang jumlahnya baru 30 jenis. Untuk kebutuhan adsminitrasi masyarakat baik berupa form untuk pengurusan KTP, KK ,dan beberapa jenis formulir lain.
Selain itu, program aplikasi ini juga mendukung pembuatan surat pengantar, beberapa surat keterangan, dan surat kuasa yang banyak dibutuhkan masyarakat. Tentu program aplikasi masih dalam tahap awal, yang mana kedepannya program aplikasi ini masih dapat di kembangkan dan menambah jumlah form menyesuaikan kebutuhan layanan adminitrasi Desa Balongmojo untuk tetap memberikan layanan adminitrasi yang lebih baik dan cepat.
