Mengevaluasi Sistem Manajemen ASN berbasis Online selama WFH

Kebijakan bekerja dari rumah atau work from home (WFH) resmi diterapkan di berbagai instansi pemerintahan sebagai respon dari penyebaran pandemi COVID-19 yang semakin meningkat setiap harinya. WFH dinilai sebagai salah satu cara yang efektif dalam menekan angka penyebaran COVID-19 di kalangan Aparatur Sipil Negara (ASN).

Imbauan WFH ini direspon oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) yang telah dimuat dalam Surat Edaran nomor 19 Tahun 2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan COVID-19 di Lingkungan Instansi Pemerintah.

Surat edaran tersebut memuat bahwa ASN diperkenankan untuk bekerja dari rumah, kecuali dua level pejabat struktural tertinggi yang bekerja di kantor. Hal tersebut dilakukan agar penyelenggaraan pemerintahan serta pelayanan kepada masyarakat tidak terhambat. Wacana WFH bagi ASN akan terus diperpanjang mengingat kondisi COVID-19 di Indonesia yang masih belum membaik hingga saat ini. 

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KEMENPAN-RB) telah mengeluarkan kebijakan baru mengenai Sistem Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara dalam tatanan (new normal), melalui surat edaran Menteri PANRB No. 58/2020.

Di dalam surat edaran tersebut, ASN difokuskan pada 3 poin penting yaitu:

(1) penyesuaian sistem kerja;

(2) sumber daya manusia aparatur yang mendukung;

(3) infrastruktur yang mendukung. 

Pada akhirnya, perpanjangan WFH akan berdampak pada penyesuaian sistem manajemen ASN itu sendiri. Pemerintah dituntut untuk adaptif dengan kondisi ASN yang bekerja dari rumah namun tetap mempertahankan kualitas pelayanan publik kepada masyarakat. Oleh karena itu, secara langsung kualitas kinerja ASN akan sangat ditentukan oleh kesiapan sistem manajemen ASN itu sendiri. 

E-government sebagai Pendukung Pelaksanaan WFH

WFH dapat berjalan efektif apabila didukung dengan penerapan e-government. Merujuk pada pasal Pasal 23 ayat (4) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, dijelaskan bahwa setiap penyelenggara pelayanan publik harus mengelola pelayanannya dengan berbasis sistem informasi yang meliputi sistem informasi elektronik dan/atau nonelektronik. Sistem Informasi tersebut harus memuat; profil penyelenggara pelayanan publik, profil pelaksana pelayanan publik, standar-standar dari pelayanan publik yang diberikan, maklumat pelayanan publik, penjelasan mengenai pengelolaan pengaduan serta penilaian kinerja bagi pelayanan publik tersebut.

Ketika situasi pandemi seperti sekarang, ada beberapa manfaat penerapan e-government  bila diterapkan pada ASN. Hal tersebut diantaranya : (1)biaya yang dikeluarkan bisa diperkecil karena semua pelaksanaan tugas dilakukan secara online sehingga tidak terdapat lagi biaya tambahan; (2) dapat meningkatkan transparansi dan meninjau sejauh mana kegiatan pemerintahan telah dijalankan; (3) pemberian pelayanan publik dapat meningkat karena masyarakat tidak perlu mendatangi kantor instansi tertentu untuk memperoleh pelayanan publik tersebut. Penerapan e-government saat ini sangat penting mengingat di situasi seperti ini tidak dimungkinkan untuk bertemu dan berkerumun secara langsung.

Akan tetapi, dalam implementasinya kebijakan WFH ini akan lebih lancar dilaksanakan oleh instansi yang telah memiliki sistem kerja berbasis elektronik atau e-office. Sedangkan, pada instansi lain yang belum memiliki kapasitas tersebut tentunya akan menimbulkan efek shock yang lebih tinggi terhadap model kerja baru. Hal ini dapat terjadi karena fasilitas penunjang e-government tidak terpenuhi dengan baik. Sedangkan, pola kerja WFH menuntut aktivitas pekerjaan yang berbasis internet.

Kesiapan Sistem Manajemen ASN pada Kantor Wilayah DJKN Jawa Barat

Instansi yang telah telah mencapai kesiapan sistem manajemen ASN salah satunya  Kementerian Keuangan, tepatnya pada Kantor Wilayah DJKN Jawa Barat. Kanwil DJKN Jawa Barat mempunyai Unit Kepatuhan Internal yang menjadi unit pemantau dalam setiap pelaksanaan tugas dan fungsi dari pegawai internal Kanwil DJKN Jawa Barat.

Unit Kepatuhan Internal ini bertugas untuk memantau atas pengendalian internal instansi. UKI melakukan tugas-tugasnya dengan melaksanakan berbagai prosedur pengendalian secara online, salah satunya dengan office automation berupa aplikasi Nadine. Aplikasi tersebut berbasis VPN Kementerian Keuangan yang proteksi keamanannya terjamin dalam pengiriman data-data pekerjaan.

Melalui aplikasi ini, proteksi keamanan untuk data-data penting sangat terjamin karena salurannya bukan merupakan saluran yang dapat diakses oleh masyarakat umum. Selain itu, presensi di Kanwil DJKN Jawa Barat menggunakan aplikasi dinas berbasis web yang harus diisi secara online oleh ASN.

Hal itu memudahkan ASN dalam melaksanakan tugasnya dan juga memudahkan UKI dalam memantau kinerja ASN di masa pemberlakuan WFH. Kanwil DJKN Jawa Barat juga melakukan pendataan mengenai ASN yang dapat bekerja dari rumah serta mendata jobdesk yang dapat dilakukan di rumah. Kesiapan sistem manajemen ASN Kanwil DJKN Jawa Barat dapat menjadi rujukan kepada instansi lain dalam menerapkan WFH (DJKN Jawa Barat, 2020). 

Oleh karena itu, berbagai instansi publik yang belum memiliki kesiapan menghadapi WFH ini tentunya harus dapat mengoptimalisasikan sistem manajemen ASN yang berbasis online. Selain itu, setiap unit kerja juga dapat berinovasi dengan menggunakan berbagai platform digital berbasis open source yang dapat membantu pelaksanaan WFH.

Misalnya, unit kerja dapat mengisi logbook dengan menggunakan platform spreadsheet dan form guna melakukan evaluasi kinerja. Namun, pada beberapa hal setiap instansi justru harus membangun platform online-nya sendiri. Dalam hal keamanan dan privasi misalnya, instansi pemerintah perlu membangun sistem VPN sendiri yang aman untuk melindungi data-data penting.