WFH di Kementerian PUPR: Selangkah Lebih Cepat Menuju Smart ASN 2024

Wacana mengenai ASN yang dapat bekerja dari rumah dengan memanfaatkan teknologi atau yang saat ini lebih dikenal dengan istilah Work From Home (WFH) telah disampaikan oleh Kementerian PAN-RB sejak bulan Agustus 2019 lalu, hal ini dipicu oleh keinginan pemerintah untuk mewujudkan Birokrasi 4.0 melalui Smart ASN yang mampu memberikan pelayanan publik berbasis digital (Kementerian PAN-RB, 2019; Sukmana, 2019).

Sebagai langkah awal perwujudan, Kedeputian SDM Aparatur Kementerian PAN-RB menyusun suatu Grand Design Pembangunan ASN 2020-2024 dengan strategi transformasi manajemen ASN.

Strategi ini meliputi ASN Human Capital Framework dengan tiga komponen utama:

1. Organisasi, dengan sub komponen efektivitas juga efisiensi proses bisnis, penguatan pada jabatan fungsional, serta perampingan struktur birokrasi;
2. Kultur, terdapat sub komponen penegakan kode etik dan kode perilaku, keteladanan dan inspirasi, serta kultur digital dan inovasi; dan
3. SDM dengan sub komponen 6P (Perencanaan, Perekrutan dan seleksi, Pengembangan kompetensi, Penilaian kinerja, Promosi dan rotasi, dan Peningkatan kesejahteraan) (Kementerian PAN-RB, 2018). 

Penerapan WFH pada ASN yang diperkirakan baru akan matang pada tahun 2024 terpaksa dipercepat pada awal tahun 2020 karena timbulnya Pandemi Covid-19 yang menuntut perlu dilakukannya social distancing tidak terkecuali di lingkungan kerja guna meminimalisir penyebaran virus (DJKN Kementerian Keuangan, 2020).

Oleh karena itu, urgensi penerapan sistem pengaturan kerja yang fleksibel tempat maupun waktu, serta manajemen kinerja berbasis digital semakin tinggi. Sehubungan dengan hal itu, Menteri PAN-RB, Tjahjo Kumolo, menyatakan bahwa diperlukan adanya percepatan penerapan new normal dengan berfokus kepada tiga hal, yakni FWA, infrastruktur teknologi penunjang, dan SDM (Nugraheny, 2020). 

Meninjau dari ketiga komponen ASN Human Capital Framework pada strategi transformasi manajemen pembangunan ASN 2020-2024, serta tiga fokus utama penerapan new normal, Kementerian PUPR sebagai salah satu pilot project WFH dinilai sudah memiliki kesiapan sistem manajemen ASN yang tinggi dalam menerapkan WFH berjangka panjang; baik pada segi organisasi, kultur, maupun kualitas SDMnya dengan dengan ditunjang infrastruktur yang memadai.

Pertama, berdasarkan strategi organisasi. Menurut Sekretaris Badan Pengembangan SDM Kementerian PUPR, K. M. Arsyad, guna mencapai keberhasilan efektivitas, efisiensi, serta ekonomis birokrasi diperlukan suatu perbaikan terhadap proses pengelolaan administrasi pemerintahan.

Oleh karena itu, upaya membentuk tata kelola pemerintahan yang apik, Kementerian PUPR melaksanakan penyusunan serta penerapan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) pada tahun 2018. Pada Tahun 2019 lalu, Kementerian PUPR juga telah melaksanakan review serta perbaikan terhadap susunan SOP AP demi menyetarakan pemahaman dan variasi format SOP (PU-net, 2019).

Upaya lain yang dilakukan Kementerian PUPR untuk meningkatkan efisiensi proses bisnisnya adalah dengan menyelenggarakan PUPR Expo 4.0 guna mengoptimalkan inovasi dan kreativitas generasi muda dalam menciptakan sistem informasi atau aplikasi digital yang dapat membantu kemudahan bekerja di Kementerian PUPR (Siregar, 2019). 

Kementerian PUPR melalui Badan Pengembangan SDM (BPSDM) juga berupaya mewujudkan penguatan jabatan fungsional dengan melakukan penilaian kompetensi dan potensi terhadap ASN secara online. Proses penilaiannya dilakukan dengan empat cara, yaitu:

1. Formasi jabatan fungsional diperkuat dengan tetap memperhatikan kebutuhan instansi;
2. Inpassing jabatan fungsional;
3. Kesejahteraan pejabat fungsional disetarakan; dan
4. Menyetarakan karir pengawas serta jabatan administrator yang disesuaikan ke dalam jabatan fungsional.

Penilaian ini juga diharapkan dapat menghasilkan talent pool untuk pemetaan jabatan sesuai dengan kualifikasi yang dimiliki (PU-net, 2020). Pada tahun 2019, Kementerian PUPR menargetkan peningkatan jumlah jabatan fungsional mencapai angka 3.600 ASN (PU-net, 2019).

Merujuk kepada surat edaran Menteri PAN-RB mengenai perampingan birokrasi, Kementerian PUPR di tahun 2019 turut mewujudkan pencanangan tersebut dengan merencanakan pemangkasan jabatan eselon IV sebanyak 1.300 pejabat, sedangkan untuk eselon III akan terdapat beberapa jabatan yang dihapus.

Sejumlah 346.000 jabatan di eselon IV akan dipindahkan ke jabatan fungsional baik di pusat maupun di daerah. Beberapa jabatan yang akan dipangkas seperti kepala sub-bidang, kepala seksi, dan lainnya. Pemangkasan ini bertujuan untuk menyederhanakan birokrasi di Kementerian PUPR dalam mengambil keputusan.

Menteri PUPR, Basuki Hadimuljono, menegaskan bahwa pemangkasan ini berbeda dengan definisi PHK, pejabat struktural yang dipangkas akan dipindahkan ke jabatan fungsional sesuai dengan keahliannya (Rahayu, 2019; Sutianto, 2019).

Kedua, berdasarkan strategi sumber daya manusia. Pada strategi SDM yang meliputi 6P, dua dari keenam sub komponen tersebut adalah pengembangan kompetensi dan penilaian kinerja (Wangsaatmaja, 2019).

WFH yang mengandalkan pengaturan kerja berbasis teknologi digital menuntut ASN untuk memiliki kompetensi dalam mengoperasikan perangkat lunak, sehingga diperlukan adanya pengembangan kompetensi berbasis elektronik (e-training).

BPSDM PUPR dalam hal ini melalui Pusdiklat JP3IW menyelenggarakan suatu inovasi metode pelatihan dengan sebutan Creative on Demand and In-house Training (Code Intra). Metode pelatihan ini menggabungkan antara metode pelatihan klasik dengan modern; pelatihan online dilakukan dengan menggunakan aplikasi e-Pelatihan BPSDM, sedangkan pelatihan klasik dilakukan dengan tatap muka di ruangan.

Selain itu, Kementerian PUPR berupaya mengembangkan aplikasi Simantu dalam memfasilitasi pengembangan serta perluasan jaringan ASN. Data pada Simantu merupakan data yang terintegrasi dengan Big Data seperti e-HRM maupun e-Pelatihan (PU-net, 2019; PU-net, 2019). 

Kementerian PUPR juga telah menerapkan penilaian kinerja berbasis teknologi, yaitu dengan memanfaatkan aplikasi Lembar Kerja Harian Pegawai berbasis online (e-LKP) dalam mengukur kinerja pegawainya. Melalui e-LKP, pegawai Kementerian PUPR dapat melaporkan hasil kinerjanya kepada atasan, dan pimpinan dapat memberikan tugas serta pekerjaan kepada bawahan.

Menurut Kepala Balai Diklat Kementerian PUPR Wilayah IX Jayapura, Welly Wihardi, e-LKP ini sangat membantu serta memudahkan jajaran pimpinan dalam pemantauan dan analisis kinerja pegawai. Apabila digunakan secara konsisten oleh seluruh pihak, hasil yang didapatkan mampu menjadi bahan evaluasi pekerjaan yang sangat berdampak dan tepat sasaran (PU-net, 2020). 

Ketiga, berdasarkan strategi kultur. Upaya menerapkan kebijakan WFH berjangka panjang, diperlukan adanya persiapan serta perubahan pada kultur organisasi yang mampu beradaptasi dengan dinamika lingkungan.

Sebagai salah satu instansi yang menjadi pilot project penerapan WFH, Kementerian PUPR sudah memiliki budaya organisasi yang bernama iProVe (Integritas, Profesional, Orientasi misi, Visioner dan Etika-Akhlakul Karimah) (PU-net, 2018).

Apabila ditinjau dari segi kultur organisasi, Kementerian PUPR sudah memiliki komponen kultur organisasi yang dapat menunjang efektivitas transformasi manajemen ASN dalam menerapkan WFH secara optimal; Misalnya pada budaya visioner, melakukan sesuatu yang memajukan bangsa dan negara serta melihat jauh ke masa depan menjadi dasar pemberlakuan WFH.

Skema WFH yang menjadi bagian dari Grand Design program Smart ASN 2024 pada dasarnya dicanangkan dalam rangka menuju pemerintahan dengan Birokrasi 4.0. Selain mempertahankan budaya organisasi, Kementerian PUPR perlu menetapkan serta menekankan budaya baru yang menunjang pelaksanaan WFH, seperti budaya digital.

Hal ini bertujuan untuk mendorong pegawai Kementerian PUPR menjadi digital native dalam melaksanakan seluruh kegiatan dan pekerjaan secara daring, seperti meeting dengan metode web conference­ atau melalui aplikasi e-government milik Kementerian PUPR. 

Meninjau dari komponen organisasi, kultur, dan kualitas SDM pada strategi transformasi manajemen ASN 2020-2024, Kementerian PUPR dinilai sudah mampu menerapkan WFH berjangka panjang secara efektif dengan ditunjang infrastruktur teknologi yang memadai.

Namun, tentu saja hal ini tidak serta merta mengatakan bahwa  Kementerian PUPR akan terus stabil dalam menerapkan WFH kedepannya jika tidak didasari dengan komitmen yang tegas dari setiap individu ASN di dalamnya. Oleh karena itu, diperlukan adanya penguatan integritas serta budaya digital upaya mengiringi semangat produktivitas selama WFH.