Audit Manajemen SDM dalam Perusahaan Guna Pelancaran Program

Audit manajemen seperti yang diketahui ialah penilaian secara efektifitas maupun terstruktur objektif dan independen terhadap pencapaian tujuan atau kebijakan suatu perusahaan. Tujuan audit manajemen ini adalah untuk mengidentifikasikan adanya kelemahan dari manajemen di dalam suatu organisasi dan juga merekomendasikan cari untuk memperbaiknya. Audit manajemen begitu penting bagi perusahaan karena dapat dijadikan sebagai penilaian dan evaluasi terhadap metode perusahaan secara keseluruhan.

Selanjutnya, audit manajemen SDM yang merupakan turunan dari audit manajemen, sebagai alat untuk mengevaluasi berbagai aktivitas manajemen SDM dalam suatu organisasi maupun perusahaan. Audit MSDM ini dilakukan untuk menilai kualitas MSDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitas tersebut bisa mendukung strategi perusahaan.

Dalam manajemen SDM inilah terdapat poin penting untuk menghasilkan SDm yang berkualitas yaitu dengan melakukan program pelatihan kerja. Dengan kegiatan didalamnya bertujuan untuk memberi, memperoleh, meningkatkan, mengembangkan kompetensi, produktivitas, disiplin, sikap dan etos kerja suatu karyawan pada tingkat tertentu, dan keahliannya terhadap jenjang khusus yang masing-masing dimiliki personal.

Salah satu contoh kasus audit manajemen yang akan dijabarkan dan dibahas adalah PT Indojewel yang ditulis dan dilaporkan oleh Tn. Kris Palguna pada tahun 2008. Hasil laporan audit manajemen ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas SDM atas program pelatihan karyawan.

PT Indojewel merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. dirikannya perusahaan ini memiliki tujuan untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 1,75 Triliun (investasi peranti keras) dan Rp 500 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi)

Berikut ini adalah Susunan Direksi PT Indojewel Palembang tahun 2008 dengan pimpinan Direktur Utama PT Indojewel adalah Tn. Kevin Suparno, Direktur Akuntansi dan Keuangan oleh Tn. Cecep Mulyadi, Direktur Produksi oleh Tn. Steve Handayana, dan Manajer SDM oleh Tn. Syam Nugroho.

Hasil laporan audit manajemen ini dilakukan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program pelatihan karyawan PT Indojewel. Hasil audit ini hanya mencakup bidang personalia saja yang tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan  sebesar 0.25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat.

Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan. Pada tahun 2008 menunjukkan sebesar 18% dan pada tahun 2007 menunjukkan sebesar 20%. Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 2% selama satu tahun. Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar Rp 825,25 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang melakukan pengembalian produk sebesar 7,5% dari total penjualan.

Penyebab dari lemahnya program pelatihan ini diantaranya adalah tidak memadainya anggaran pengelolaan pelatihan karyawan. Dapat dilihat dari data di atas, perusahaan hanya menganggarkan sebesar 0,25% ; ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan; Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan karyawan; Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan; Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi pada industri yang sama yang lebih berhasil.

Hal ini, yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk peningkatan SDM atas program keterampilan karyawan ini yaitu harus didukung anggaran yang memadai dan disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan; Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan; dan Pelaksanaan progam pelatihan penggunaan mesin harus tuntas diselesaikan hingga tahap akhir.

Keterampilan karyawan dalam menggunakan mesin baru sangat penting untuk dilakukan. Semakin bagus keterampilan suatu karyawan, maka kualitas produk yang dihasilkannya pun akan semakin bagus. Hal tersebut akan berdampak pada kenaikan produksi, terhindar dari kegagalan produk, dan jumlah pelanggan yang mengembalikan produk akan menurun.

Hasil audit yang dilakukan oleh Tn. Kris Palguna ini menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan kelemahan atas kurangnya evaluasi program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan.

Berdasarkan kelemahan yang terjadi pada PT Indojewel, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atas langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut. Diantaranya adalah:

1)      Perusahaan harus memberikan anggaran yang memadai untuk program pelatihan karyawan agar program pelatihan tersebut terlaksana hingga tuntas sehingga dapat meningkatkan keterampilan karyawan atas pengoperasian mesin baru sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.

2)      Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3)      Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi sebagai umpan balik atas peningkatan kualitas dan produk yang dihasilkan supaya terjadi penurunan yang signifikan atas kegagalan produk dan pengembalian produk oleh pelanggan.

Berdasarkan hasil laporan tersebut, pejabat yang bertanggungjawab adalah Manajer SDM, Direktur Produksi, dan Direktur Akuntansi dan Keuangan.

Sumber Referensi:

• Kris Palguna. 2008. Laporan Hasil Audit. di akses dari https://dokumen.tips/documents/contoh-kasus-audit-manajemen.html.
• DosenAkuntansi.com. Pengertian Audit Manajemen Secara Umum. Diakses dari https://dosenakuntansi.com/pengertian-audit-manajemen.
• Miranda Q. Pengertian, Sistem dan Proses Audit SDM. Diakses dari https://www.slideshare.net/
• Ervina. Pentingnya Pelatihan Kerja Bagi Karyawan dan Perusahaan. Diakses dari https://www.talenta.co/blog/insight-talenta/pentingnya-pelatihan-kerja-bagi-karyawan perusahaan/

Oleh: Nur Sabrina 2018-471 / Universitas Muhammdiyah Malang