Kegiatan pemasukan dan pengolahan adalah hal yang krusial dalam proses bisnis. Microsoft Excel masih menjadi program yang diandalkan untuk kebutuhan ini. Tentunya ada beberapa fitur Excel yang sangat dikhususkan untuk pemrosesan data bisnis. Berikut diantaranya 3 fitur excel yang berguna dalam urusan bisnis.
1. Pivot Tabel
Dalam kegiatan bisnis terdapat banyak data penjualan yang disimpan dalam excel. Tentunya bukan data penjualan yang sederhana, terdapat banyak rincian data selain nama barang dan total pesanan. Beberapa rincian data yang perlu tersimpan diantaranya, Order ID, tanggal order, tanggal pengiriman, mode pengiriman, detail rincian lokasi konsumen, segmen konsumen, detail barang (kategori barang), jumlah pembelian, jumlah profit dan mungkin masih banyak rincian lain. Dengan rincian data yang seperti itu, pivot tabel hadir sebagai alat untuk summary data, ini membantu sekali dalam analisis penjualan. Untuk menggunakan fiturnya,
- Cukup pergi ke Tab Insert lalu klik Pivot Tabel, lalu akan muncul jendela ‘create Pivot Table’
- Seleksi semua data pada isian ‘select table or range’
- Di Bagian bawah terdapat pilihan antara ‘New Worksheet’ dan ‘Existing Worksheet’. Pilih salah satu.
- Klik OK
Terdapat 4 bagian penting dalam pivot tabel yaitu Values, Rows, Column, dan Filter. Values diperuntukkan untuk data angka (misalnya angka sales atau profit), sedangkan Rows dan Column diperuntukan untuk berbagai segmen penjualan, dan kita bisa menyaring berdasarkan kategori dengan Filter. Sehingga hasil akhirnya akan terlihat summary penjualan. Nah berangkat dari itu, kita bisa langsung membuat visualisasi data dengan menggunakan Charts. Sehingga dari sini kita dapat melihat tren penjualan.
2. What If-Analysis
Fitur what if analysis memungkinkan anda bereksperimen terhadap data yang ada. Artinya adalah Anda bisa menghitung kemungkinan dengan bantuan fitur ini melalui analisis prediktif. Untuk menjalankan fitur ini cukup pergi ke Tab Data kemudian klik What If Analysis. Dalam What if-Analysis terdapat 3 pilihan sub fitur yaitu,
- Scenario Manager, digunakan untuk menganalisis proyek atau data melalui beberapa skenario. Ini memungkinkan Anda untuk mengubah beberapa sel sekaligus dengan nilai yang berbeda. Anda dapat membuat skenario sebanyak yang Anda inginkan lalu membandingkannya tanpa mengubah nilainya secara manual. Dalam bisnis, Scenario Manager bisa dimanfaatkan untuk membandingkan perencanaan budgeting dan memprediksi profit dalam beberapa skenario skala produksi rendah, menengah, dan besar.
- Goal Seek. Jika rumus dan fungsi Excel menggabungkan bagian yang berbeda untuk menghitung hasil akhir, Goal Seek bekerja sebaliknya. Anda bisa menetapkan output yang diinginkan dan fitur ini akan menghitung nilai input yang akan diberikan kepada Anda. Goal seek dapat dimanfaatkan ketika anda telah memiliki target profit, goal seek bisa menghitung jumlah produksi yang diperlukan agar memenuhi target profit.
- Data Table, memungkinkan Anda untuk menampilkan beberapa nilai dari banyak variabel input yang berbeda dalam satu tabel. Ini adalah perintah yang dapat dengan cepat menemukan hasil atau nilai keluaran dari beberapa nilai masukan. Data tabel bisa dimanfaatkan untuk membuat tabel harga jika digunakan satu rumus yang sama namun dengan banyak input berbeda dengan sekali klik.
3. Macros
Bagaimana jika Anda dihadapkan dengan situasi yaitu memproses file data yang banyak tetapi digunakan cara yang sama untuk format pengolahannya. Bayangkan jika secara manual, anda perlu mengulang perhitungan yang sama secara berulang-ulang, sungguh dirasa tidak efisien bukan? Untungnya ada fitur Macros dalam Excel.
Pastikan Anda mengaktifkan Tab Developer untuk bisa menggunakan fitur ini. Pada Tab Developer, dengan mengklik ‘Record Macro’, anda hanya perlu sekali saja merekam format dan langkah pengolahan data. Kemudian Excel akan menyimpan prosedur pengolahan yang telah anda lakukan. Anda hanya tinggal menjalankan Macro pada data mentah lain dengan sekali klik.
Itulah 3 fitur excel yang berguna dalam urusan bisnis. Ketiga fitur di atas membuat perhitungan bisnis menjadi lebih cepat dan efisien.
