Beberapa waktu lalu, dunia maya ramai dengan perbincangan salah satu event music yang diselenggarakan di Universitas Muhammadiyah Malang. Event Feskala ini menuai banyak kontra, karena memiliki hutang lebih dari 200 juta sejak November 2022. Bahkan, panitia yang menyelenggarakan event tersebut dilaporkan oleh pihak vendor.
Beberapa hal yang menjadi kendala dalam event ini, mulai dari tiket yang terjual hanya sebagian dari yang disediakan sampai dengan manajemen yang kurang baik. Hal ini tentu saja menjadikan pengalaman yang sangat berharga bagi beberapa pihak. Namun, bagi beberapa orang yang ingin menyelenggarakan event pasti muncul rasa khawatir.
BACA JUGA: 5 Tips Ajak Anak Rapikan Mainan dengan Pendekatan Positive Discipline
Untuk menghindari hal tersebut kamu bisa melakukan beberapa tips berikut agar event yang kamu selenggarakan bisa berjalan dengan lancar. Ada 5 tips yang bisa kamu lakukan, apa saja?
1. Mengelompokkan Panitia Divisi Sesuai dengan Keahliannya
Event yang berjalan dengan lancar tentunya tidak terlepas dari dukungan panitia yang telah menyelenggarakan acara. Kamu bisa mengelompokkan panitia sesuai dengan keahliannya. Dengan begitu maka progress yang didapatkan akan lebih maksimal. Misalnya, pada divisi publikasi dan dokumentasi membutuhkan orang yang ahli dalam design dan mampu mengoperasikan kamera.
2. Perencanaan yang Matang
Banyak yang menganggap sebuah event cukup mudah untuk dilakukan. Baik event secara daring maupun langsung, kamu perlu merencanakan secara matang. Penjabaran secara rinci perlu dilakukan mulai dari tema, rundown, target dan perlengkapan. Supaya perencanan matang dilakukan, rapat sangat penting untuk dilakukan mulai dari briefing awal sampai dengan hari H.
Selain itu panitia juga perlu membuat plan A, plan B, dan plan C untuk sebuah event. Manajemen yang dinamis juga perlu dilakukan. Perubahan-perubahan tentunya perlu dilakukan sesuai dengan keadaan.
3. Perbanyak Sponsor
Mencari sponsor tentunya perlu dilakukan. Selain dari segi tampilan yang menarik, paket Kerjasama yang kamu tawarkan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan menjadi sponsor kamu. Selain itu,, kamu juga bisa menambah dengan mencari beberapa donatur yang akan menambah income event kamu.
4. Alokasikan Anggaran Secara Baik
Kebutuhan dana harus disesuaikan dengan kebutuhan setiap divisi dalam kepanitian. Pengalokasian anggaran lebih baik jika disesuaikan dengan prioritas kebutuhan event. Misal untuk divisi humas membutuhkan dana untuk akomodasi pengiriman undangan. Pengalokasian dana juga bisa disesuaikan dengan kebutuhan event. Untuk beberapa hal seperti konsumsi dan perlengkapan lain, bisa menyesuaikan dana yang ada.
BACA JUGA: CEK FAKTA: Raul Lemos Ngamuk Bongkar Perselingkuhan Krisdayanti, Benarkah?
5. Relasi yang Baik dengan Pihak Eksternal
Keberhasilan suatu event tidak hanya dipengaruhi oleh pihak internal dan panitia. Realitanya banyak pihak diluar kepanitian yang mempengaruhi event kamu. Misal untuk event yang dilakukan di lokasi public, tentunya memerlukan perizinan. Dengan menjalin relasi baik dengan pihak eksternal tentunya bisa memudahkan kamu dalam menjalankan event.
Itulah tips-tips yang bisa membantu kamu mengadakan event di kampus.
