Dalam mengikuti suatu organisasi, kadang kita dipercayakan suatu peran dalam acara kampus. Seperti menjadi sekretaris, bendahara, hubungan masyarakat. Nah biasanya jika sudah beberapa kali menjadi anggota panitia, maka seseorang bisa saja ditunjuk menjadi ketua panitia. Atau juga bisa dibagi per jenis acara saat rapat awal organisasi.
Saat ditunjuk menjadi ketua panitia untuk pertama kali, wajar bila merasa bingung atau canggung mengingat kita belum punya pengalaman sebelumnya. Untuk mengatasinya, kamu bisa lakukan tips di bawah ini:
BACA JUGA: 5 Tanda Seseorang Memiliki Green Flag dalam Dirinya, Kamu Termasuk?
1. Meminta saran dalam membentuk panitia
Setelah kamu ditunjuk sebagai ketua panitia untuk kali pertama, tips yang bisa kamu lakukan adalah segera berkoordinasi dalam membentuk panitia. Biasanya, dalam organisasi ada anggota senior atau kakak kelas yang sudah berpengalaman.
Kamu dapat meminta saran misal ke ketua bidang atau ketua umum terkait bagaimana struktur panitia beserta nama anggota tiap seksi seperti hubungan masyarakat hingga bendahara. Meminta saran kepada yang lebih berpengalaman membantumu menyusun panitia yang baik.
2. Minta pendapat kepada ketua sebelumnya
Kamu sangat dianjurkan untuk meminta pendapat dengan ketua panitia pada acara yang sama di edisi atau tahun yang berbeda. Misal kamu adalah ketua panitia tahun 2022 yang meminta pendapat dan saran pada ketua tahun sebelumnya.
Biasanya secara garis besar konsep acara tidak banyak berubah dari tahun ke tahun. Hanya beberapa perubahan menyesuaikan tema tahun ini. Meminta saran ketua sebelumnya membuatmu memiliki gambaran akan seperti apa acara ini nantinya.
3. Lakukan koordinasi dengan anggota panitia
Setelah panitia terbentuk, adakan rapat atau pertemuan untuk mengumumkan susunan anggota panitia. Kemudian lakukan koordinasi dengan tiap seksi dalam kepanitiaan. Dalam koordinasi ini kamu dapat membagikan tugas sesuai bidang masing-masing.
4. Lakukan pertemuan rutin
Setelah melakukan koordinasi awal dengan panitia, sebagai ketua juga perlu membuat jadwal pertemuan rutin. Biasanya rentang pembentukan panitia dilakukan jauh sebelum hari H acara. Nah dalam rentang waktu tersebut, kamu dapat berkoordinasi untuk membuat rapat rutin. Tujuan rapat rutin mulai dari menjaga komunikasi, mengetahui progres tiap sie atau seksi, hingga mengatasi permasalahan.
BACA JUGA: 3 Alasan Mahasiswa Harus Bisa Proaktif di Kelas, Tunjukkan Keseriusanmu!
5. Selalu ingatkan tata urutan acara
Sebelum acara, rundown atau tata urutan acara telah disepakati dalam rapat rutin. Nah pada hari H acara, sebagai ketua selain mengawasi juga selalu mengingatkan tentang tata urutan acara. Selain membuat acara berjalan lancar dengan selalu mengingatkan juga membuat anggota lain merasa terbantu sehingga siap mencurahkan daya upaya untuk mensukseskan acara.
6. Lakukan evaluasi setelah acara
Setelah acara selesai, segera lakukan evaluasi untuk mengetahui bagaimana berjalanannya acara. Evaluasi ini penting selain untuk mengukur keberhasilan acara juga untuk mengetahui kurang dan lebih dari acara sehingga dapat ditingkatkan pada edisi selanjutnya.
7. Ucapkan terima kasih kepada anggota
Sebagai ketua panitia, tentu tak bisa menjalankan semua sendiri alias perlu bantuan anggota. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada para anggota mulai dari saat berkoordinasi, rapat rutin, hingga setelah acara. Dengan mengucapkan terima kasih dapat membuat orang lain dalam hal ini anggota panitia merasa dihargai.
Mulai dari meminta saran saat pembentukan panitia hingga mengucapkan terima kasih pada anggota panitia adalah tips-tips yang bisa kamu lakukan saat pertama kali menjadi ketua panitia. Selamat mencoba!
Cek berita dan artikel lainnya di GOOGLE NEWS
