Strategi Menghadapi Perubahan dalam Penerapan Optimalisasi Aset

"Di tengah tekonologi digital, semakin banyak tempat kerja yang gunakan konsep co-sharing dan open space, sehingga kebutuhan space berkerja akan berubah. Ini menentukan gimana BMN-BMN kita digunakan secara baik."

Merupakan kalimat yang disampaikan oleh Menteri Keuangan Sri Mulyani Indrawati dalam acara Rapat Kerja Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah pada tanggal 12 September 2019 yang lalu. Beliau menjelakan bahwa pihaknya menginginkan optimalisasi penggunaan Barang Milik Negara (BMN) khususnya yang berupa gedung kantor pemerintahan.

Yaitu, dengan membuat konsep ruang kerja terbuka atau coworking space. Menurut Gandini (2015), coworking space adalah suatu tempat kerja bersama yang dimanfaatkan oleh berbagai macam jenis profesi, dalam hal ini sebagian besar adalah pekerja lepas, yang bekerja pada bidang usaha tertentu dan berbeda-beda.

Apa manfaat coworking space apabila diterapkan pada sektor pemerintah? Implementasi pada tataran pemerintah untuk coworking place merupakan sebuah inovasi bagi pemerintah dalam menjalankan tugas dan fungsinya di dalam Negara.

Dengan konsep ini akan merubah secara fundamental pola kerja yang sudah ada dan berjalan selama ini. Manfaat yang dapat diambil dari coworking place salah satunya adalah fleksibilitas mengenai di mana tempat dan bagaimana kita bekerja yang tentunya apabila kenyamanan dalam bekerja telah dirasakan pegawai dapat meningkatkan produktivitas dalam penyelesaian pekerjaan.

Manfaat kedua terkait penerapan coworking place adalah penguatan sinergi lintas divisi dan unit kerja. Masing-masing pegawai yang berasal dari divisi yang berbeda bertemu dalam sebuah working space memunculkan interaksi positif yang diharapkan munculnya ide-ide baru dari hasil diskusi yang dilakukan oleh pegawai lintas unit kerja.

Ide yang dihasilkan dari hasil diskusi ini bermanfaat tidak hanya bagi satu unit kerja, tapi juga dapat langsung dibagi kepada unit kerja lain sehingga penguatan internal organisasi dapat berjalan secara simultan.

Manfaat ketiga dari penerapan coworking place pada sektor publik adalah efisiensi penggunaan sumber daya. Efisiensi ini seperti pada pemakaian langganaan daya dan jasa yang dapat dihemat karena ruangan yang dibutuhkan tidak banyak, sebuah ruang besar yang mampu mengumpulkan banyak orang untuk bebas bekerja menyelesaikan pekerjaannya menggantikan ruangan yang dulu terpisah dan berada pada masing-masing gedung divisi/unit kerja.

Kemudian dari ruangan yang tidak digunakan setelah dilakukannya coworking place dapat dimanfaatkan untuk disewakan kepada pihak yang membutuhkan. Hal ini menghasilkan pendapatan tambahan bagi organisasi secara keseluruhan.

Manfaat yang ke empat adalah meningkatnya pelayanan yang diberikan, dengan bergabungnya beberapa unit kerja membuat masyarakat yang membutuhkan pelayanan tidak perlu lagi untuk berpindah-pindah tempat untuk membutuhkan pelayanan dari pemerintah. Coworking space sekaligus one stop service bagi pemerintah kepada masyarakat yang membutuhkan pelayanan.

Apa tantangan yang dihadapi ketika melaksanakan coworking place pada sektor pemerintah?. Tantangan utama yang nantinya dihadapi oleh pemerintah adalah adanya resistensi dari pegawai. Tentu setiap perubahan tentu akan membawa pada resistensi bagi pihak yang tidak siap untuk dapat dengan cepat beradaptasi. Sejak tahun 1970 hingga sekarang, studi telah menunjukkan bahwa perubahan dalam organisasi mengalami tingkat kegagalan sebesar 60 persen hingga 70 persen (hbr.org/2013/04/change-management-needs-to-change).

Kemudian apa yang dapat menjadi sebuah solusi untuk menjawab tantangan ini?. Kuncinya terdapat pada komunikasi. Dalam membawa perubahan kita berhadapan dengan orang-orang yang beraneka ragam latar belakang dan usia. Mereka memiliki emosi, perasaan dan keterikatan pribadi. Perubahan bertumpu pada rekasi dari orang-orang didalam organisasi. Apakah mereka bisa menerima dengan baik perubahan yang dibawa, atau muncul resistensi sehingga menyebabkan kegagalan pada proses perubahan.

Informasi apa saja yang disampaikan dalam komunikasi? Informasi yang disampaikan dalam melakukan komunikasi diantaranya terkait perubahan apa saja yang akan terjadi, tujuan dari perubahan, dampak perubahan terhadap peran dan tim kerja, jangka waktu pelaksanaan perubahan, dan pusat bantuan dalam menghadapi perubahan. Informasi-informasi ini harus dapat dikomunkasikan dengan baik kepada orang-orang yang menjadi bagian dari perubahan.

Perubahan apa saja yang akan terjadi menjadi penting untuk dikomunikasikan dengan segenap individu di dalam organisasi mulai dari pucuk pimpinan hinga level pelaksana di bawah. Dengan memahami bahwa perubahan yang terjadi dapat membawa segenap organisasi ke arah yang lebih baik dalam menghadapi. Sinergi dapat terbangun karena memiliki pemahaman yang sama terkait perubahan apa-apa saja yang akan terjadi dan pasti terjadi.

Kemudian tujuan dari perubahan ini, mau dibawa kemana organisasi ketika menerapkan perubahan ini harus dikomunikasikan dengan baik secara internal. Kita tidak akan tahu telah sampai di mana ketika kita tidak memiliki tujuan. Dengan adanya tujuan yang jelas kita dapat memahami bahwa ada sesuatu yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan yang tersampaikan dengan baik memberikan dampak bahwa setiap individu memahami kemana arah perubahan yang diinginkan oleh organisasi.

Selanjutnya penyampaian dampak-dampak perubahan yang nantinya terjadi setelah perubahan diterapkan. Hal ini harus dipahami oleh setiap individu bahwa setiap ada perubahan pasti membawa dampak bagi setiap pelaku perubahan. Mau tidak mau, suka tidak suka pasti terjadi.

Sehingga organisasi dapat memberikan solusi atas dampak dari perubahan. Setiap individu tidak perlu merasakan kekhawatiran dari dampak perubahan yang dilakukan karena komunikasi atas perubahan ini diberikan secara jelas dan memiliki solusi atau tindak lanjut yang harus dilakukan dalam menghadapi dampak perubahan.

Time frame perubahan. Perlu disampaikan sebagai control atas pelaksanaan perubahan. Kita dapat mengetahui di waktu sekarang perubahan apa yang diterapkan serta progress capaian atas perubahan yang dilakukan dapat diawasi dan ter-manage dengan baik. Apabila menemui masalah dapat dilakukan antisipasi dan perbaikan sehingga pelaksanaan perubahan dapat tetap pada time frame yang telah ditetapkan.

Center for change management and communication. Pembentukan sebuah divisi yang khusus untuk memberikan informasi terkait perubahan yang dilakukan serta memberikan counseling atas permasalahan yang dihadapi oleh individu dalam menghadapi perubahan yang terjadi. Berperan sebagai penyambung informasi dari puncak pimpinan hingga level pelaksana dibawah. Mengawal keberhasilan atas penerapan perubahan yang dilakukan. Menjadi titik yang paling penting karena semua infromasi harus dapat tersampaikan dengan baik kepada seluruh individu melalui center for change management and communication.

Referensi: