Pahami Strategi Seorang Project Manager dalam Mengelolan Sebuah Pekerjaan

Menjadi seorang Project Manager (PM) bukanlah suatu pekerjaan yang mudah bagi sebagian orang. Namun, tidak menutup kemungkinan setiap orang dapat melaksanakan tugas sebagai Project Manager dengan baik apabila orang tersebut memiliki strategi dan perencanaan yang baik demi keberlangsungan projek yang akan dikerjakan. Karakter seorang Project Manager harus mencerminkan seorang pemimpin (leader). Karakter seorang leadership perlu di miliki sehingga bawahannya dapat bekerja secara maksimal karena biasanya di dalam pelaksanaan serta pengawasannya terdapat standarisasi tertentu.

Setiap pekerjaan memiliki tujuan dan acuan yang jelas serta dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga seorang Project Manager sangat perlu memahami dan mengetahui terlebih dahulu sebelum ia bertindak dan memberikan arahan kepada bawahannya. Untuk itu demi kelancaran projek yang akan berlangsung maka seorang Project Manager harus bertindak dan menyusu strategi dalam lekasanaan projek tersebut.  

Mendesain Perencanaan dengan Baik

Merencanakan berarti sedang mengatur apa yang akan kita lakukan dan apa yang perlu dipersiapkan selama kegiatan project berlangsung. Perencanaan yang matang tentu akan mempengaruhi hasil yang akan didapat. Maka dari itu Perencanan ini termasuk kedalam salah satu dari lima prinsip manajemen proyek menurut Hanry Fayol (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengomandoan, dan pengendalian).

Oleh karena itu, seorang Project Manager harus mampu merencanakan kegiatan dengan baik. Berikut merupakan hal-hal yang perlu diperhatikan pada tahap perencanaan

1. Goal and scope

Elemen ini berkaitan dengan suatu pencapaian yang akan dituju dalam sebuah proyek serta sejauh mana cakupan proyek yang akan dilakukan selama jangka waktu yang telah di tentukan dalam draft proposal. Pencapaian dan cakupan pekerjaan dalam sebuah proyek biasanya bersifat khusus baik hasil maupun tujuan. 

2. Cost

Dalam mengerjakan sebuah proyek tentunya harus ditunjang dengan finansial yang cukup. Perencanaan biaya biasanya dilakukan di awal proyek dengan mengestimasi kira-kira untuk mengerjakan proyek seluas sekian membutuhkan biaya sekian. Katakanlah untuk menyelesaikan suatu proyek seorang Projec Manager mengestimasikan biaya dengan nilai 500 juta rupiah.  Tentunya alam merencanakan biaya tersebut harus dipikirkan secara matang. Kekurangan biaya tentunya akan berakibat fatal sehingga menyebabkan proyek gagal dilakukan, kelebihan biaya pun sebenarnya tidak baik, sehingga perencanaan biaya yang baik adalah yang pas artinya tidak kekurangan ataupun kelebihan.

3. Time

Mengingat proyek merupakan pekerjaan yang bergantung pada waktu, sehingga waktu dalam hal ini menjadi elemen penting untuk di perhatikan. Dalam mengerjakan sebuah proyek kita memiliki tenggat waktu. Misalnya untuk menyelesaikan sebuah proyek dari mulai persiapan hingga pelaporan memerlukan waktu sekitar 6 bulan.

Apabila ketika proyek berlangsung terjadi delay maka risiko akang ditanggung sesuai dengan kesepakatan diawal. Konsekuensi terburuk adalah akan mendapatkan sanksi berupa denda dengan hitungan per-hari. Sehingga waktu ini memang menjadi krusial, seseorang harus mampu me-manage dengan baik waktu yang tersisa selama proyek berlangsung. 

4. Man

Komponen ini merupakan komponen utama dimana man merupakan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan projek yang akan dikerjakan. Dalam menentukan sumber daya tentu seorang Project Manager perlu menentukan kualifikasi serta pengalaman dari sumber daya yang akan bergabung menjadi pelaksana pekerjaan.

Seorang Project Manager selaku team leader tentunya harus bisa mebawahi semua personel tersebut dan mengarakan agar bekerja dan bertindak sesuai dengan ketentuan dan fungsinya masing-masing. Disinilah kemampuan leadership seorang Project Manager diuji. 

5. Material

Komponen selanjutnya adalah material atau berbagai peralatan yang akan digunakan. Hal ini perlu direncanakan dengan baik karena yang akan menunjang proses saat melakukan pekerjaan. Misalnya untuk mengerjakan sebuah proyek peralatan yang dipersiapkan dari mulai persiapan hingga laporan harus di list dengan lengkap. Selain itu pula dipastikan peralatan yang digunakan telah berlisensi.

6. Risk

Proses pada manajemen proyek sangat berbeda dengan proses-proses lain, maka risiko yang terkandung pun memiliki sifat yang khas. Melalui prinsip risk management dapat memberikan kemampuan untuk meminimalisasi risiko sekaligus mengidentifikasi dan memanfaatkan peluang yang ada dalam proyek-proyek yang dijalankan perusahaan.

Mengeksekusi Pekerjaan Secara Profesional

Apabila proses perencanaan telah diselesaikan maka tahapan selanjutnya adalah tahap pengeksekusian pekerjaan. Dalam proses ini mencakup pelaksanaan hingga bagaimana data diolah sesuai dengan apa yang telah di rencanakan sebelumnya.

Peran  seorang Project Manager sangat betul-betul diperlukan dimana Project Manager perlu me manage setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tiap-tiap personel serta mempertimbangkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Adapun hal-hal yang perlu dilakukan seorang Project Manager ketikan tahap  pengeksekusian adalah sebagai berikut.

1. Melakukan pengendalian dana, berdasarkan ruang lingkup proyek tentunya biaya juga sangat berpengaruh terhadap seberapa besar proyek yang akan dilakukan. Beberapa proyek mungkin memerlukan biaya yang sangat tinggi. Sehingga dengan adanya manajemen dalam proyek kita dapat melacak dan mengestimasi sebuah anggaran untuk menjalankan proyek. 
2. Melakukan pengawasan secara ketat, dalam manajemen proyek selalu memastikan bahwa setiap perusahaan atau organisasi mendapatkan kendali atas proyek yang sedang berlangsung dan memastikan agar  berada di jalur yang sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini seorang Project Manager mempunyai peran besar untuk membawa para personel lainnya sehingga sesuai dengan kiblat yang telah ditentukan.
3. Membangun pengetahuan antar personel, dalam mengerjakan sebuah proyek dengan kata lain kita mendapatkan hal baru, ilmu dan pengetahuan baru. Manajemen proyek dalam hal ini berfungsi sebagai aset pengetahuan bagi perusahaan dan membantu membangun sebuah pengalaman dan pengetahuan. Sehingga tidak menutup kemungkinan Project Manager pula mendapatkan banyak pengetahuan baru dari personel lainnya begitupun sebaliknya
4. Melakukan kontrol Kualitas, sebuah proyek tentu ditargetkan agar mendapatkan hasil dan keluaran yang memiliki kualitas yang sesuai dengan harapan. Sangat penting bagi seorang Project Manager untuk memastikan bahwa hasil yang diperoleh memiliki kualitas tinggi. Dengan manajemen proyek sangat memungkinkan terjadi sebab di dalamnya mencakup proses identifikasi, kontrol, serta mengelola sesuai standar yang ada. Sehingga produk atau layanan yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan terhadap klien.
5. Bekerja sesuai ruang lingkup, hal ini tentunya sudah diatur dan di tentukan sesuai dengan yang terdapat pada kerangka acuan kerja (KAK) projek yang dilakukan. Sehingga dalam melakukan pekerjaan setiap tahapan yang dilakukan harus mengacu kepada KAK yang telah dibuat. Project Manager memastikan bahwa setiap tahapan dilakukan sesuai dengan bidang serta tugas masing-masing personel. 

Menutup Pekerjaan dengan Hasil yang Maksimal

Tahapan terakhir dari sebuah proyek pastinya adalah tahap pelaporan. Tahap pelaporan biasanya menyajikan hasil pekerjaan yang telah dilakukan mulai dari awal hingga akhir. Selain laporan produk yang dihasilkan pun harus sudah tersedia sehingga bisa digunakan oleh klien. Project Manager harus memastikan semua kebutuhan pelaporan telah lengkap dan siap untuk diserahkan. Sebetulnya pada beberapa projek tahap pelaporan biasan juga dilakukan pada awal kegiatan serta antara kegiatan. Adapun hal-hal yang perlu dilakukan seorang Project Manager pada tahap akhir ini adalah sebagai berikut ;

1. Melakukan identifikasi serta menyelesaikan segala permasalahan yang terjadi selama proses pengerjaan proyek di bawah koordinasi dari Operation Director
2. Memastikan proses kegiatan proyek yang tengah berlangsung di lapangan untuk melihat apakah sudah sesuai dengan rencana atau belum
3. Menganalisis hasil pelaksanaan proyek, khususnya terkait produk yang sudah dihasilkan apakah telah sesuai dengan apa yang diharapkan atau belum (Quality Control) 
4. Melakukan evaluasi kinerja setiap personel serta mengevaluasi anggaran proyek untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal
5. Menganalisis pemakaian bahan material dan peralatan proyek selama proyek berlangsung.
6. Memantau kelancaran proses pelaporan dari awal hingga akhir

Berdasarkan pemaparan di atas setiap tahapan dan proses dalam menyelesaikan proyek tentu membutuhkan kerjasama dan koordinasi dari setiap personel proyek. Selain itu, peran Project Manager  harus benar-benar mengetahui setiap tugas dan fungsi dari setiap personel, memastikan dengan baik jalannya proyek mulai dari perencanaan, pengeksekusian, hingga pelaporan.

Seorang Project Manager harus bisa berkomunikasi dengan baik, melalui lisan maupun tulisan agar pesan yang disampaikan dapat tersampaikan secara maksimal. Tentunya selama mengerjakan proyek baik Project Manager maupun personel yang lainnya harus mampu bekerja dengan baik dalam tim serta mampu bekerja di bawah tekanan.

Hal tersebut tidak terlepas dari lingkup pekerjaan yang digeluti mulai dari menanggapi permintaan klien, perilaku klien, menanggapi kondisi wilayah pekerjaan yang terkadang berbeda jauh dengan kondisi pada umumnya. Kemudian yang tidak kalah penting adalah yang perlu ditanamkan oleh seorang Project Manager adalah karakter dan sipat jujur, sebab dengan attitude dan karakter yang baiklah setiap projek dapat berjalan hingga mencapai kesuksesannya.