Apakah Anda sering merasa stres dengan terlalu banyak pekerjaan atau terlalu banyak tanggung jawab? Seiring berjalannya waktu, apakah Anda merasa memiliki lebih banyak tugas sedangkan sedikit waktu untuk menyelesaikannya?
Kuncinya adalah mengatur tugas-tugas Anda dan menggunakan waktu Anda secara efektif agar dapat menyelesaikan lebih banyak hal setiap hari. Ini dapat membantu Anda menurunkan tingkat stres dan meningkatkan produktivitas Anda baik di tempat kerja maupun di rumah.
Keterampilan manajemen waktu dibutuhkan untuk kondisi seperti ini. Untuk memulainya, berikut adalah 10 cara untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda dan meningkatkan produktivitas.
1. Delegasikan Tugas
Biasanya kita sering mengambil lebih banyak tugas daripada yang mampu kita selesaikan. Ternyata hal ini sering dapat menyebabkan stres dan kelelahan.
Delegasi tidak berarti Anda melarikan diri dari tanggung jawab Anda tetapi sebaliknya mempelajari manajemen tugas-tugas Anda dengan benar.
Pelajari seni mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan Anda sesuai keterampilan dan kemampuan mereka. Ini tidak hanya akan meluangkan waktu untuk Anda tetapi juga akan membantu anggota tim Anda merasa seperti bagian dari pekerjaan.
2. Prioritaskan Pekerjaan
Sebelum memulai hari, buatlah daftar tugas yang perlu Anda perhatikan segera. Tugas yang tidak penting dapat menghabiskan banyak waktu Anda yang berharga dan mengurangi banyak energi yang akhirnya membuat stres.
Namun, mengidentifikasi tugas-tugas mendesak yang perlu diselesaikan pada hari itu sangat penting untuk produktivitas Anda. Setelah Anda tahu di mana harus menyimpan energi Anda, Anda akan mulai menyelesaikan pekerjaan dengan urutan yang sesuai untuk Anda dan jadwal Anda.
Singkatnya, prioritaskan tugas-tugas penting Anda agar Anda tetap fokus.
3. Buat Jadwal
Bawalah perencana atau buku catatan bersama Anda dan daftarkan semua tugas yang muncul di benak Anda. Mampu memeriksa item saat Anda menyelesaikannya akan memberi Anda rasa prestasi dan membuat Anda tetap termotivasi.
Buatlah daftar 'To do list' yang sederhana sebelum awal hari, prioritaskan tugas-tugas, dan fokus pada hal-hal yang penting. Pastikan bahwa tugas-tugas ini dapat dicapai juga.
Jika ada tugas besar yang harus Anda selesaikan, jadikan itu satu-satunya hal dalam daftar Anda. Anda dapat mendorong yang lain ke hari berikutnya.
Untuk mengelola keterampilan manajemen waktu Anda dengan lebih baik, Anda mungkin berpikir untuk membuat 3 daftar: pekerjaan, rumah dan pribadi.
4. Atur Batas Waktu
Saat Anda memiliki tugas, tetapkan tenggat waktu yang realistis dan patuhi itu. Setelah Anda menetapkan tenggat waktu, mungkin berguna untuk menuliskannya pada catatan tempel dan meletakkannya di dekat ruang kerja Anda. Ini akan memberi Anda isyarat visual untuk membuat Anda tetap pada tugas.
Cobalah untuk menetapkan tenggat waktu beberapa hari sebelum tugas selesai sehingga Anda dapat menyelesaikan semua tugas yang mungkin menghalangi.
Tantang diri Anda dan penuhi tenggat waktu; hadiahi diri Anda sendiri karena menghadapi tantangan yang sulit.
5. Atasi Penundaan (Proscatinating)
Penundaan adalah salah satu hal yang memiliki efek negatif pada produktivitas. Ini dapat mengakibatkan pemborosan waktu dan energi. Ini bisa menjadi masalah besar dalam karier dan kehidupan pribadi Anda.
Menghindari penundaan bisa sulit bagi banyak orang. Kita cenderung menunda-nunda ketika kita merasa bosan atau kewalahan. Cobalah jadwalkan kegiatan yang lebih kecil dan menyenangkan sepanjang hari untuk menyelesaikan tugas yang lebih sulit. Ini dapat membantu Anda tetap di jalur.
6. Atasi Stres dengan Bijaksana
Stres sering terjadi ketika kita menerima lebih banyak pekerjaan daripada yang mampu kita capai. Hasilnya adalah tubuh kita mulai merasa lelah, yang dapat memengaruhi produktivitas kita.
Stres datang dalam berbagai bentuk untuk orang yang berbeda, tetapi beberapa cara produktif untuk mengatasi stres dapat mencakup:
- Berolahraga
- Berlatih meditasi
- Menelepon seorang teman
- Berpartisipasi dalam hobi favorit Anda
- Mendengarkan musik atau podcast
Kuncinya adalah menemukan apa yang cocok untuk Anda ketika menurunkan respons stres Anda.
Jika Anda tidak punya waktu untuk hal lain, cobalah beberapa teknik pernapasan. Ini dapat dilakukan dalam beberapa menit dan telah terbukti menurunkan hormon pemicu stres.
7. Hindari Multitasking
Sebagian besar dari kita merasa bahwa multitasking adalah cara yang efisien untuk menyelesaikan sesuatu, tetapi kenyataannya adalah kita melakukan lebih baik ketika kita fokus dan berkonsentrasi pada satu hal.
Multitasking menghambat produktivitas dan harus dihindari untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu.
Manfaatkan daftar tugas dan tenggat waktu untuk membantu Anda tetap fokus! Dengan cara ini Anda dapat melakukan lebih baik dari apa yang Anda lakukan.
Tunggu sampai Anda menyelesaikan satu sebelum memulai yang lain. Anda akan terkejut dengan betapa banyak yang bisa Anda lakukan.
8. Mulai Lebih Dini
Kebanyakan orang sukses memiliki satu kesamaan yaitu mereka memulai hari mereka lebih awal karena memberi mereka waktu untuk duduk, berpikir, dan merencanakan hari mereka.
Ketika Anda bangun pagi, Anda lebih tenang, kreatif, dan jernih. Seiring berjalannya hari, tingkat energi Anda mulai turun, yang memengaruhi produktivitas, motivasi, dan fokus Anda.
Jika Anda bukan morning person, Anda bisa mencoba bangun tiga puluh menit lebih awal dari waktu normal Anda. Anda akan kagum dengan berapa banyak yang dapat Anda lakukan dalam waktu yang singkat itu.
Jika Anda tidak ingin menggunakannya untuk bekerja, gunakan untuk berolahraga atau makan sarapan sehat. Rutinitas semacam ini juga akan berkontribusi pada produktivitas Anda di siang hari.
9. Istirahat secara teratur
Setiap kali Anda merasa lelah dan stres, istirahatlah selama 10 hingga 15 menit. Terlalu banyak stres dapat berdampak pada tubuh Anda dan memengaruhi produktivitas Anda.
Akan lebih baik lagi jika Anda dapat jadwalkan waktu istirahat. Ini membantu Anda untuk rileks dan kembali bekerja dengan energi lagi nanti.
Jika Anda tahu istirahat akan datang, Anda kemungkinan akan dapat mengatasi kebosanan atau kurangnya motivasi untuk mendorong melalui tugas yang ada.
Berjalan-jalan, mendengarkan musik, atau melakukan peregangan cepat. Ide terbaik adalah beristirahat sejenak dari pekerjaan dan menghabiskan waktu bersama teman dan keluarga Anda.
10. Belajar untuk Menolak
Tolak menolak untuk menerima tugas tambahan jika Anda merasa sudah kelebihan beban karena pekerjaan. Lihatlah daftar tugas Anda sebelum menyetujui untuk mengambil pekerjaan tambahan.
Banyak orang khawatir mengatakan tidak akan membuat mereka terlihat egois, tetapi kebenarannya adalah mengatakan tidak adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga diri sendiri dan waktu Anda.
Ketika Anda mengatasinya, Anda akan menemukan Anda memiliki lebih banyak energi untuk mencurahkan hal-hal penting, yang pada akhirnya akan dihargai oleh orang-orang di sekitar Anda.
Saat Anda mengetahui dengan jelas apa yang ada di porsi Anda, Anda akan lebih fokus dan menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
Manajemen waktu yang baik membutuhkan praktik harian dalam memprioritaskan tugas dan mengaturnya dengan cara yang dapat menghemat waktu sambil mencapai lebih banyak. Gunakan strategi di atas selama beberapa minggu dan lihat apakah itu membantu Anda.
